Cómo configurar Connect to Outlook en DocuWare

Connect to Outlook es una herramienta que proporciona una conexión eficiente entre Microsoft Outlook y DocuWare, facilitando la administración y archivo de correos electrónicos. Esta aplicación se basa en configuraciones que pueden ser centralizadas o personalizadas a través de DocuWare Configuration.

Los usuarios que tengan asignado el permiso «Configurar Connect to Outlook» pueden realizar estas configuraciones en la gestión de usuarios de DocuWare.

Implementación y configuración paso a paso

• Instalación del módulo: Instalar Connect to Outlook desde el centro de descargas de DocuWare.
• Configuración inicial: Configurar las opciones de archivado y las carpetas supervisadas en Outlook.
• Definición de políticas de archivado: Establecer políticas de archivado y criterios de indexación en DocuWare para asegurar que todos los correos electrónicos se gestionen de manera uniforme.
• Capacitación de usuarios: Proporcionar capacitación a los usuarios finales sobre cómo utilizar las nuevas funcionalidades de archivado y búsqueda desde Outlook.

Connect to Outlook: tipos de configuración posibles

Existen tres tipos de configuración:

• Supervisión de carpetas
• Archivado manual
• Búsqueda rápida

Supervisión de carpetas

La supervisión de carpetas permite archivar automáticamente todos los mensajes movidos a una carpeta específica en DocuWare, utilizando los parámetros definidos en la configuración. Para definir la ruta de la carpeta, se hace clic con el botón derecho sobre la carpeta y se selecciona «Supervisar con DocuWare». Esto abrirá una nueva configuración con la ruta de la carpeta ya ingresada.

Es importante notar que DocuWare no puede supervisar carpetas predeterminadas de Outlook, como la bandeja de entrada o la carpeta de elementos enviados. El nombre de la carpeta puede asignarse como un valor para un campo de índice. Además, es posible guardar únicamente mensajes con propiedades específicas, usando las propiedades del correo electrónico como variables de filtro. Estos criterios pueden vincularse con AND, lo que significa que se deben cumplir todos los criterios especificados.

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Archivado manual

El archivado manual permite a los usuarios seleccionar un mensaje y elegir una configuración de archivado desde el menú contextual o la barra de menús avanzada de DocuWare en Outlook. Esta configuración especifica el archivador y las entradas de índice a utilizar para archivar el correo electrónico.

En las opciones de importación, los usuarios pueden elegir qué elementos de un mensaje desean archivar y cómo procesar los archivos adjuntos y elementos gráficos. Los mensajes pueden archivarse en DocuWare como PDF o en su formato MSG original, ambos accesibles en el Web Client Viewer.

Los formatos PDF y MSG se comportan de manera distinta al reenviar, editar o responder a un mensaje archivado. Un archivo MSG se abrirá como un mensaje original en Outlook, mientras que un PDF se adjuntará a un nuevo mensaje en Outlook. Editar un PDF abrirá el archivo en el programa predeterminado configurado en Windows, como Acrobat Reader.

Para indexar automáticamente los correos electrónicos, los términos de los adjuntos pueden ser utilizados mediante una configuración de procesamiento de documentos en DocuWare. Esta funcionalidad permite leer archivos PDF y XML.

Los formatos de facturas electrónicas como ZUGFeRD, FacturX o XRechnung contienen datos XML que DocuWare puede utilizar para indexar automáticamente la factura. Las configuraciones de importación para facturas electrónicas deben ser seleccionadas adecuadamente, y todas las configuraciones accesibles estarán disponibles en esta sección. Si no se está seguro de qué configuración usar, es recomendable consultar al administrador de DocuWare.

Las configuraciones de procesamiento de documentos para archivos PDF deben ser coherentes para evitar conflictos. Utilizar el mismo diálogo de almacenamiento tanto en la configuración de procesamiento de documentos como en Connect to Outlook es esencial para evitar que una configuración anule a la otra.

En la configuración, se puede elegir un archivador o una bandeja perteneciente a la organización. Los documentos en la bandeja pueden ser editados antes de archivarlos definitivamente. Aquí se verán todos los archivadores asignados y todas las bandejas a las que el usuario tiene acceso.

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Búsqueda rápida

La búsqueda rápida permite realizar búsquedas en DocuWare desde un mensaje de correo electrónico seleccionado en Outlook. Esta funcionalidad utiliza configuraciones previamente definidas que contienen criterios de búsqueda específicos.

Configuración de búsqueda rápida

Para configurar la búsqueda rápida, se pueden definir términos de búsqueda o utilizar una lista de DocuWare con términos predefinidos. La lista de resultados del archivador seleccionado muestra todas las listas de resultados disponibles y cumple dos funciones:

1. Mostrar los resultados de la búsqueda rápida en un formato definido.
2. Seleccionar campos de índice de la lista de resultados para la configuración de la búsqueda.

Ejecución de la búsqueda

Para realizar una búsqueda desde Connect to Outlook, se selecciona un mensaje y una búsqueda rápida. La búsqueda se basa en criterios específicos, como mostrar todos los documentos en el archivador cuyo campo de índice «xx» incluye la entrada «yy». Los términos de búsqueda pueden ser combinados usando OR para aplicar diferentes condiciones.

Monitorización y mantenimiento

Es crucial realizar una monitorización regular del funcionamiento de Connect to Outlook para identificar y resolver cualquier problema de rendimiento o compatibilidad. Las actualizaciones periódicas y el mantenimiento preventivo asegurarán que la integración continúe funcionando sin problemas.

Consideraciones técnicas

• Compatibilidad y requisitos: Connect to Outlook es compatible con Microsoft Outlook 2013 y 2016, en versiones de 32 y 64 bits. Asegurarse de que todas las actualizaciones y parches de seguridad estén aplicados es fundamental para garantizar un funcionamiento óptimo y seguro de la integración con DocuWare.
• Seguridad y conformidad: El archivado de correos electrónicos a través de Connect to Outlook asegura que los mensajes estén protegidos mediante cifrado y cumplan con las normativas de seguridad y privacidad de datos aplicables. Esta integración mejora la seguridad de la información y facilita la auditoría y el cumplimiento normativo.

Connect to Outlook ofrece una solución avanzada para la gestión de correos electrónicos, integrando efectivamente Microsoft Outlook con DocuWare. Esta integración optimiza el flujo de trabajo, garantiza la seguridad de la información y facilita el cumplimiento normativo. Con funcionalidades de archivado automático, manual y combinado con el envío de correos, así como capacidades de búsqueda y recuperación eficientes, Connect to Outlook se posiciona como una herramienta esencial para la gestión documental en entornos empresariales.

Adoptar esta solución no solo optimiza la gestión de correos electrónicos, sino que también libera tiempo valioso para que los empleados se concentren en tareas estratégicas y de mayor valor. Con una implementación adecuada y un mantenimiento regular, Connect to Outlook puede transformar la manera en que las empresas gestionan sus comunicaciones electrónicas, proporcionando una ventaja competitiva en el mercado actual.