Métodos de búsqueda de documentos en DocuWare

DocuWare es una potente herramienta de gestión de documentos que permite a los usuarios encontrar rápidamente los documentos que necesitan mediante diversos métodos de búsqueda. En este artículo exploraremos tres métodos principales de búsqueda en DocuWare: la selección de un término de búsqueda de una lista existente, la búsqueda de términos en el contenido del documento y la búsqueda por palabras clave.

Seleccionar un término de búsqueda de una lista existente

El primer método de búsqueda en DocuWare consiste en seleccionar un término de una lista existente. Este método es sencillo y efectivo, especialmente cuando se conocen los términos específicos que se buscan.

Un diálogo de búsqueda en DocuWare siempre incluye al menos un campo de índice. Para utilizar este método, simplemente haga clic en la pequeña flecha a la derecha del campo de búsqueda para abrir la lista de selección del campo de índice. Los términos disponibles en esta lista dependen de la configuración específica del archivador.

Por ejemplo, si estás buscando un documento por el nombre de una empresa, puedes seleccionar el nombre de la empresa de una lista desplegable, en lugar de escribirlo manualmente. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores de escritura.

Buscar términos del contenido del documento

El segundo método es la búsqueda de términos en el contenido del documento, utilizando la búsqueda de texto completo. Este método es ideal cuando se necesita encontrar documentos que contengan ciertas palabras o frases específicas en su contenido.

La búsqueda de texto completo en DocuWare funciona de manera similar a los motores de búsqueda en Internet. Solo hace falta introducir un término en el campo de búsqueda y el sistema mostrará todos los documentos que contienen ese término. Para los archivadores que soportan la búsqueda de texto completo, hay una línea de búsqueda específica para este propósito en cada diálogo de búsqueda.

Descubre lo sencillo que es usar DocuWare

Una característica útil de esta búsqueda es que los resultados se resaltan en el contenido del documento cuando se abre desde la lista de resultados. El primer resultado aparece en rojo y los siguientes en amarillo, facilitando la localización de los términos buscados dentro del documento.

Para evitar obtener una lista de resultados demasiado extensa, se pueden combinar términos de búsqueda en la línea de texto completo. Por ejemplo, al poner una frase entre comillas («Pedido de la Feria de Múnich»), solo se mostrarán los documentos que contengan las palabras en ese orden exacto.

Buscar por palabras clave

El tercer método es la búsqueda por palabras clave, que se refiere a la búsqueda de criterios específicos de clasificación en el archivador, conocidos en DocuWare como «entradas de índice» o «valores de índice».

Por ejemplo, la fecha de archivado de un documento es una palabra clave en el campo de índice «Fecha». Otros ejemplos de palabras clave pueden incluir el nombre del cliente, el contacto y el importe de una factura. Esta búsqueda es útil para encontrar documentos basándose en criterios específicos sin necesidad de buscar en el contenido del documento.

Para realizar una búsqueda por palabras clave, abre un diálogo de búsqueda que contenga los campos de índice definidos en la configuración. Introduce los términos de búsqueda en los campos correspondientes. Las listas de selección en estos campos ayudan a evitar términos no válidos.

Un consejo útil es utilizar el asterisco (*) si no se conoce el término de búsqueda exacto o su ortografía. Por ejemplo, al buscar documentos relacionados con «Peters», se puede escribir «Peters*» para encontrar todas las variaciones, como «Peters Engineering», «Peters Engineering GmbH» o «Peters & Partner».

DocuWare ofrece diversas opciones de búsqueda que facilitan la localización de documentos específicos de manera rápida y eficiente. Ya sea seleccionando términos de una lista existente, buscando en el contenido de los documentos o utilizando palabras clave, cada método tiene sus propias ventajas y puede adaptarse a las necesidades específicas del usuario. Siguiendo los consejos generales y combinando estos métodos, los usuarios pueden optimizar sus búsquedas y mejorar su productividad en la gestión de documentos.

Descubre lo sencillo que es usar DocuWare