El impacto de la tecnología en la movilidad internacional

Alrededor del 50% de las empresas ofrece la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar. Incluso desde un país extranjero. Así lo apunta la Encuesta de Movilidad Internacional 2023 de WTW, que subraya también que los empleados que disponen de la posibilidad de realizar su labor dede otro país juegan un papel más decisivo en las estrategias de empresa de todo el mundo.

Los empleados de una empresa que tienen autorización para trabajar desde otros países reciben el nombre de empleados con movilidad internacional. Son tanto quienes se trasladan a otro país distinto al de origen de manera permanente como los que se mueven entre distintas naciones debido a que tienen que realizar viajes de trabajo con cierta frecuencia, y trabajan en otras sedes, o puntos de la empresa, durante varios días. Pero al preguntarse qué es la movilidad, veremos que también afecta a otros empleados con otro tipo de permisos o asignaciones en su trabajo.

Todo esto puede suponer un incentivo para una parte importante de los empleados, pero también puede ocasionar algún que otro quebradero de cabeza a las empresas en materia de recursos humanos (RRHH) si no cuentan con la plataforma o las herramientas adecuadas para gestionar tanto la situación del trabajador como su salario o los beneficios y ventajas que puede recibir o a los que puede aspirar en movilidad, por cuánto tiempo, y desde dónde.

La tecnología al servicio de la gestión del talento

Sin duda, la tecnología es un elemento facilitador de la gestión de la plantilla para una empresa. Sobre todo si tiene a parte de la plantilla, o a toda, teletrabajando desde distintos puntos del país, o bien desde otros países. Para estos casos es importante contar con un software de recursos humanos debidamente preparado para este tipo de situaciones laborales.

Pero ¿qué es un software de recursos humanos? Pues básicamente una herramienta digital, que o bien está instalada en local, o en la nube, que se utiliza para la gestión de uno o varios procesos que están relacionados con dicho departamento. Es importante que esté diseñada y desarrollada para ofrecer solución a uno o varios problemas de gestión de personal. Debe estar completamente dedicado a ello, y no ser un programa con otra misión principal y que se emplea, mediante la creación de un documento o de una hoja de cálculo, como índice de la situación de cada empleado.

Hay distintos tipos de software de recursos humanos en función de sus funciones: de gestión de reclutamiento o formación, de nóminas, del tiempo de trabajo, de gestión de vacaciones y ausencias, de valoración del trabajo, de notas de gastos, de gestión financiera de proyectos, de clima laboral, de beneficios o, directamente, del teletrabajo. Con frecuencia, un software de recursos humanos está compuesto por varios módulos que realizan varias funciones en una única solución, lo que le da más versatilidad.

No obstante, es poco probable que una empresa encuentre en un software de recursos humanos todo lo que necesita si además de los puntos básicos de recursos humanos, el teletrabajo y la movilidad internacional de la plantilla. Aunque incorporen un módulo específico de teletrabajo. Por eso es importante saber bien qué pasos hay que dar a la hora de elegir un software de recursos humanos.

Entre los consejos de Lucca para elegir un software de recursos humanos está, en primer lugar, conocer las necesidades concretas que tiene la empresa en este área. Una vez concretadas y puestas por escrito en una lista, es la hora de hacer una primera selección de las plataformas y herramientas que pueden utilizar y contratar para la gestión de recursos humanos.

A continuación es necesario ver si cada una de las soluciones preseleccionadas cumple con los requisitos necesarios para ello. En caso de que no haya ninguna que los cumpla, o de que aunque las cumplan no resulten convincentes para la empresa, es hora de intentar optar por una solución personalizada.

Las ventajas de la digitalización para la movilidad de los trabajadores

La digitalización en las empresas ha permitido, sin duda, que los trabajadores puedan gozar de ventajas a las que antes no tenían acceso. Como la posibilidad de participar en un programa de movilidad internacional. Las empresas ya no tienen que preocuparse por la gestión de los gastos y la actividad de los empleados en movilidad internacional, e incluso pueden enviarles a trabajar a distancia a otro país durante varios días o semanas con más frecuencia.

Así, el 71% de los encuestados para le Encuesta de Movilidad Internacional 2023 de WTW ha experimentado un aumento de las asignaciones internacionales en los últimos años, lo que implica más viajes para ellos, pero sin complicaciones en la gestión de trabajo, tareas, gastos y otros asuntos relacionados con recursos humanos. Y un 80% de los participantes en la encuesta espera que sus salidas al extranjero por motivos laborales seguirán aumentando en los próximos 12 meses.

Además, la digitalización ha hecho posible que los trabajadores puedan acceder a las herramientas de la empresa, así como a los datos que necesitan para trabajar, desde cualquier parte. Siempre y cuando, claro está, que cuenten con una conexión a Internet. Eso sí, sin descuidar la seguridad en las comunicaciones, tanto para proteger las redes y sistemas de la empresa como para mantener a dato sus datos sensibles.

¿Qué herramientas de RRHH pueden facilitar la movilidad internacional?

Además de las aplicaciones en la nube y espacio de almacenamiento cloud, cruciales para poder realizar el trabajo a distancia, la movilidad internacional de los empleados de una empresa puede resultar más sencilla si la empresa pone a su disposición herramientas de gestión de recursos humanos con opciones específicas para gestionar el teletrabajo. Con ellas se puede tener registrados los días que un empleado está de viaje, cuántos días laborables estará fuera, qué tipo de conexión dispone y otra información que resulte útil para el departamento.

También es importante contar con una herramienta de gestión del tiempo de trabajo, así como con un módulo que permita recopilar los gastos que pase el trabajador. Cuando un miembro de la plantilla está en un programa de movilidad internacional, poder pasar los tickets de gastos a través de Internet al departamento de recursos humanos prácticamente en el momento de producirse este, o bien con periodicidad diaria o semanal.

Esto es importante para mantener a raya el presupuesto, pero también ofrece facilidades para que el empleado pueda recuperar antes los gastos en los que haya incurrido a causa de su viaje. No tendrá que esperar a regresar a su oficina para ello. También resultará útil un software de gestión de beneficios para, por ejemplo, permitir que el empleado pueda disfrutar de las mismas ventajas y extras en su ubicación que los que están en local.

En definitiva, hay muchas herramientas de recursos humanos que pueden facilitar a la empresa la gestión de todo lo relacionado con la actividad y beneficios de los trabajadores desplazados en otros países, y también permitir a los empleados en movilidad evitar inconvenientes y problemas. Todo depende de la elección del software más adecuado para cada empresa, con módulos que se adapten a sus necesidades.