Visualización de documentos en el Visor de DocuWare

La visualización de documentos en DocuWare es tan sencilla como hacer doble clic en el que nos interese. En ese momento, el sistema lo abrirá en el Visor, tanto si el documento está en la bandeja o se muestra en una lista de resultados.

Una vez visualizado, DocuWare ofrece toda una serie de posibilidades que van más allá de simplemente ver el documento y desplazarse por sus páginas. A continuación haremos un repaso por las funciones más importantes del Visor.

Barra de título

En la barra de título hay accesos rápidos a algunas funciones del visor, como la navegación, los sellos y el zoom. Estos elementos también están disponibles en la barra de herramientas más completa.

Barra de herramientas

Si la barra de herramientas no está visible, puedes hacer clic en la pequeña flecha hacia abajo en la esquina superior izquierda del visor para desplegarla. Al pasar el ratón sobre los iconos individuales, se mostrará una descripción de cada función. Las herramientas se dividen en siete áreas principales para facilitar su uso.

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Navegación

La navegación incluye todas las funciones para desplazarse por las páginas de un documento y cambiar de un documento a otro.

Navegación por documentos
Esta función permite cambiar de un documento a otro. Si el documento visualizado está en una bandeja, la navegación se refiere a los documentos de esa bandeja. Si el documento está en una lista de resultados, la navegación se aplica a los documentos de dicha lista. Por ejemplo, si el documento mostrado es el número doce de una lista de 33 documentos, esta función permite moverse entre ellos.

Navegación por páginas
Esta es la forma más común de desplazarse, permitiendo moverse a través de las páginas individuales del documento actual. Por ejemplo, puedes ver la primera página de un documento de dos páginas y luego pasar a la segunda.

Navegación por archivos de documentos
Un documento en DocuWare puede consistir en uno o más archivos, como cuando se adjuntan una oferta, una descripción de producto y una imagen. Esta función permite navegar entre los diferentes archivos que componen un documento. Por ejemplo, si el documento consta de cuatro archivos, puede cambiar entre ellos según sea necesario.

Herramientas

Además de las herramientas mencionadas anteriormente, esta sección incluye funciones adicionales para editar, imprimir, enviar documentos y mostrar las entradas del índice.

One Click Indexing

One Click Indexing simplifica el proceso de indexación de documentos al eliminar la necesidad de escribir manualmente el contenido de los documentos. Cuando se muestra un documento en el visor durante el archivado, las palabras, fechas y números se resaltan automáticamente al mover el cursor sobre ellos. Al hacer clic en uno de estos elementos, el contenido se transfiere automáticamente al campo activo del diálogo de archivado.

Búsqueda de texto completo

Esta herramienta permite buscar términos específicos dentro del texto del documento. Todos los resultados se resaltan inmediatamente y se puede navegar entre ellos haciendo clic con el ratón.

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Copiar texto en portapapeles

Incluso en documentos escaneados, es posible seleccionar y copiar texto al portapapeles. Esto es útil para referenciar información específica, como un número de proceso, en otros documentos o correos electrónicos.

Acceso a los vínculos de los documentos

Esta función facilita la referencia interna a documentos archivados. Los vínculos se pueden insertar en otros documentos o correos electrónicos, permitiendo a los lectores abrir el documento deseado directamente en el visor con un solo clic. Esto elimina la necesidad de adjuntar archivos grandes a los correos electrónicos y mantiene la seguridad mediante el control de acceso gestionado por DocuWare.

Envío de consultas

Si necesitas la colaboración de varios compañeros para aprobar un documento, puedes enviarles una solicitud de consulta. Esta función permite controlar el orden en que otros usuarios deben procesar la solicitud y definir sus opciones de decisión, como aprobar o rechazar el documento. Las decisiones se pueden rastrear mediante sellos en el documento, proporcionando una transparencia total en el proceso.

Aplicar zoom en zona seleccionada

En lugar de hacer zoom sobre todo el documento, esta función permite seleccionar una sección específica para ampliarla. Esto es útil para leer detalles pequeños, como la letra pequeña en los pies de página.

Visualización

Aquí se encuentran las funciones de zoom y rotación, la mejora de la visualización y la visualización de las capas de anotación. Estas herramientas permiten ajustar cómo se muestra el documento en el visor para facilitar su lectura y análisis.

Sellos

Los sellos disponibles para su uso se encuentran en esta sección. Estos pueden variar según el archivador en el que se guarde el documento que se está visualizando en ese momento.

Anotaciones

Esta sección permite añadir anotaciones al documento, como texto, resaltados o incluso redacciones. Estas anotaciones se realizan en un nivel separado para no modificar el contenido original del documento.

Aquí tienes información detallada sobre todas las posibilidades de las anotaciones y cómo usarlas con los documentos de tu empresa.

Visión general

La visualización en miniatura de todas las páginas de un documento proporciona una visión general inmediata del mismo. Esto facilita la navegación rápida y la identificación de secciones específicas del documento.

Vínculos

Desde esta sección, puedes abrir documentos relacionados mediante vínculos predefinidos. Esto permite una fácil navegación entre documentos conectados y mejora la eficiencia en la gestión de información.

En resumen, el visor de DocuWare ofrece una amplia gama de funciones avanzadas que van más allá de la simple visualización de documentos. Estas herramientas permiten una gestión más eficiente y efectiva de los documentos, mejorando la productividad y facilitando la colaboración entre los usuarios.

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