One Click Indexing, prácticamente magia en DocuWare

One Click Indexing es una funcionalidad avanzada disponible en el Visor de DocuWare que permite asignar palabras clave rápidamente al archivar documentos, optimizando el proceso de indexación manual sin necesidad de teclear.

Funcionamiento de One Click Indexing

Esta función está disponible cada vez que se abre un documento en el visor antes de almacenarlo. Al mover el cursor sobre el documento mostrado, las palabras, fechas o números se resaltan inmediatamente en color como un intervalo.

Al hacer clic en uno de dichos intervalos, el contenido se transfiere automáticamente al campo activo del diálogo de almacenamiento. Luego, el cursor salta automáticamente al siguiente campo de índice del diálogo de almacenamiento, permitiendo transferir la siguiente palabra clave con solo hacer clic en ella.

Esta funcionalidad reduce significativamente el tiempo necesario para la indexación y elimina errores tipográficos y numéricos comunes en la entrada manual de datos. Por ejemplo, puedes evitar problemas como un dígito que falte en un número de factura, errores en nombres de proveedores o confusiones en los dígitos de un número IBAN.

Este tipo de errores pueden generar consultas o pasos adicionales en los flujos de trabajo, y todo ello puede ser evitado con facilidad si haces uso de las posibilidades de esta herramienta.

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Beneficios técnicos de One Click Indexing

1. Precisión y rapidez: Mejora la precisión de los datos indexados y acelera el proceso de archivado. Al minimizar la intervención manual, se reducen los errores humanos, lo que da como resultado una gestión documental más eficiente y confiable.
2. Integración fluida: se integra perfectamente con el Visor de DocuWare, asegurando una experiencia de usuario intuitiva. Los usuarios pueden activar esta herramienta desde la sección de herramientas de la Barra de herramientas del Visor.
3. Versatilidad: permite seleccionar y transferir múltiples palabras a un campo de índice manteniendo pulsada la tecla ‘Control’. Esto es especialmente útil para campos que requieren múltiples entradas, como nombres completos.

Cinco consejos para optimizar One Click Indexing

1. Actívalo en la Barra de herramientas

Si One Click Indexing no está activo, la Barra de herramientas se puede personalizar para incluir esta funcionalidad, asegurando que esté disponible siempre que se necesite.

2. Transferir varias palabras a un campo de índice

Manteniendo pulsada la tecla ‘Control’, los usuarios pueden seleccionar varias palabras al mismo tiempo y transferirlas a un campo índice. Un ejemplo clásico es la transferencia de nombre y apellidos a un campo de nombre. Esta característica ahorra tiempo y mejora la eficiencia de la indexación.

3. Transferir propiedades de archivos como palabras clave

Además de las palabras y números en el documento, esta función permite transferir las propiedades del archivo mostradas en el pie de página del visor a un campo de índice. Las propiedades que pueden transferirse incluyen el nombre de archivo, tipo de archivo y fecha de archivo. Esto añade una capa adicional de flexibilidad y utilidad a la herramienta.

4. Disponible en el diálogo de índice y para las tareas

One Click Indexing no solo funciona en los diálogos de almacenamiento, sino también cuando se desea cambiar o añadir palabras clave a un documento ya archivado. Esto es útil, por ejemplo, al trabajar con una lista de resultados mediante la opción de editar entradas de índice o al realizar tareas dentro de un flujo de trabajo.

5. Mejorar el funcionamiento de Intelligent Indexing

Si se trabaja con Intelligent indexing, pero se necesita rellenar o cambiar ciertos campos de índice, One Click Indexing puede complementar este proceso. Al hacerlo, Intelligent Indexing se irá haciendo más útil y preciso con el tiempo, aprendiendo de las interacciones del usuario y mejorando la calidad de las sugerencias automáticas.

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Aspectos a tener en cuenta antes de usar One Click Indexing

Para activar One Click Indexing, primero debes asegurarte de que la herramienta esté visible en la barra de herramientas del Visor de DocuWare. Esto se puede hacer personalizando la barra de herramientas para incluir esta función entre sus opciones predeterminadas. La configuración es sencilla y permite una rápida adaptación a las necesidades específicas de cada usuario.

One Click Indexing optimiza el flujo de trabajo al permitir una transferencia rápida y precisa de datos. Esto es especialmente beneficioso en entornos donde se maneja un alto volumen de documentos y se requiere una indexación eficiente. Al reducir el tiempo necesario para la entrada de datos y eliminar errores, se mejora la productividad general del equipo.

La funcionalidad de One Click Indexing se complementa con otras herramientas de DocuWare, como Intelligent Indexing. Esta combinación permite una mayor precisión y eficiencia en la gestión de documentos. Intelligent Indexing aprende de las correcciones manuales realizadas a través de One Click Indexing, mejorando continuamente sus sugerencias automáticas y reduciendo la necesidad de intervención manual en el futuro.

Seguridad y control de acceso

One Click Indexing también cumple con los requisitos de seguridad y control de acceso de DocuWare. Los datos transferidos mediante esta herramienta se gestionan de acuerdo con las políticas de seguridad de la organización, asegurando que solo los usuarios autorizados puedan acceder y modificar la información.

Casos de uso avanzados

• Gestión documental en entornos de alta demanda: En entornos con alta demanda de gestión documental, como departamentos legales o financieros, One Click Indexing puede marcar una gran diferencia. Permite a los usuarios procesar grandes volúmenes de documentos de manera rápida y precisa, mejorando la eficiencia y reduciendo los costos asociados con errores de indexación.
• Integración con sistemas empresariales: One Click Indexing se puede integrar con otros sistemas empresariales utilizados por la organización, proporcionando una solución de gestión documental coherente y eficiente. Esta integración asegura que los datos sean consistentes y precisos en todos los sistemas, mejorando la calidad de la información y facilitando la toma de decisiones informadas.
• Mejora continua y aprendizaje automático: Al combinar One Click Indexing con Intelligent Indexing, las organizaciones pueden beneficiarse de un sistema que mejora continuamente. Cada interacción del usuario con One Click Indexing proporciona datos valiosos que el sistema utiliza para mejorar sus sugerencias automáticas, creando un ciclo de mejora continua que optimiza la gestión documental a largo plazo.

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