Qué características debería tener tu software de HR en 2024

En el mundo de la empresa, el Departamento de recursos humanos juega desde hace tiempo un papel crucial para gestionar y optimizar la plantilla y el talento. Para sus responsables, las herramientas de software específicas para su trabajo son vitales para facilitar su labor, y gracias a los avances en tecnología de los últimos tiempos, cuentan con muchas más opciones y posibilidades. El conocido como software de HR o software de RRHH actual cuenta con herramientas para agilizar los procesos del departamento, mejorar la eficiencia, impulsar la productividad e incluso automatizar determinadas tareas.

A pesar de todo, elegir el software de HR más adecuado para la empresa puede ser una tarea compleja, dado que hay bastantes opciones en el mercado. Por lo tanto es necesario buscar la que más se ajuste a las necesidades concretas de la compañía. Eso sí, todos estos programas tienen que tener una serie de funciones y opciones básicas, e incorporar ciertas tecnologías, que veremos a continuación

Principales funciones del software de HR

Una de las funciones más necesarias del software de HR en 2024 es una base de datos centralizada que permita acceder desde un solo punto a todos los datos de los empleados de una empresa. De esta manera toda la documentación relacionada con ellas estará en un único espacio, lo que facilitará buscar información en datos, además de agilizar las auditorias y ahorrar tiempo y recursos en el trabajo diario del departamento.

También ayudará a esto último, sobre todo si el departamento recibe con frecuencia peticiones por parte de los empleados, es que el software de HR cuente con un portal de acceso para los trabajadores. En este portal, entre otras cosas, y solo con conectarse con su clave de acceso y su contraseña, los empleados podrán realizar tareas y registrar datos. Por ejemplo, podrán acceder al software de fichado para marcar su hora de entrada y salida, e incluso a un informe con su horario durante un periodo de tiempo determinado.

También podrá hacer peticiones al Departamento de recursos humanos, consultar los días de vacaciones que les quedan o descargar formularios o informes con su información fiscal para la declaración de la renta. De esta manera, los miembros del departamento invertirán menos tiempo en realizar estas tareas, que podrán llevar a cabo los propios trabajadores de manera ágil y sencilla.

Un módulo de gestión de horarios es vital para las empresas que trabajen a turnos y quieran facilidades para la gestión de los horarios de cada trabajador. Este módulo del software de HR contará con opciones para crear horarios, asignar a cada trabajador el que le corresponde y tener toda su gestión centralizada.

En cuanto a los pagos y compensaciones que recibe la plantilla, su gestión también tiene que tener funciones específicas dentro del software de HR. Por eso es necesario que este tipo de programas tengan funciones de gestión de nóminas, que además guarden un histórico de los pagos realizados y gestionen la información relacionada con los impuestos.

Dado que en muchas ocasiones lo que recibe el empleado por parte de la empresa es un paquete de distintos beneficios (cheques restaurante, bonos para gafas y lentillas, pago de cuotas de gimnasios o cursos, seguro médico, etc), es más que recomendable que incorpore un módulo de gestión de compensación adicional al de nóminas.

Pero sobre todo, un software de HR se ocupará de todo lo relacionado con los empleados: desde que hacen sus entrevistas de trabajo para acceder a un puesto hasta que salen de la empresa. Para empezar, las funciones de recruiting de este tipo de herramientas, más o menos automatizadas, pueden facilitar las tareas relacionadas con el descubrimiento y la contratación de candidatos.

Gestión de todo lo relacionado con los empleados

Posteriormente, una vez contratado el personal necesario, que el software de HR disponga de características específicas para la gestión de su formación y preparación inicial (onboarding) agilizará el proceso de adaptación a sus puestos. Por otro lado, el software de HR también precisa diversas funciones específicas de gestión de talento, que empiezan con las que hemos visto de recruiting y onboarding, y siguen con otras como la gestión de rendimiento, programación de entrevistas con candidatos y empleados de manera periódica, y generación de sistemas de revisión de su capacidad y trabajo.

Algunas herramientas también disponen, dentro de las capacidades que se pueden clasificar como de gestión del talento, con funciones detalladas dedicadas a la gestión del rendimiento de cada empleado. Entre ellas la gestión y creación de informes periódicos, plantillas para evaluaciones o recursos concretos para supervisores, entre otras.

Dentro de las opciones centradas en el empleado y la gestión de su talento, este tipo de programas pueden contar también con funciones específicas para la formación y el desarrollo del conocimiento de la plantilla. Entre otras cosas, pueden identificar necesidades formativas de la empresa o de un empleado o departamento.

También a llevar un registro de las formaciones y certificaciones realizadas y completadas satisfactoriamente por los. empleados. Incluso pueden ofrecer, a través del portal del empleado, enlaces directos a cursos de formación que tenga que realizar, o que puede que le interesen para adquirir ciertas capacidades.

La interacción de los empleados con la empresa también puede mejorar a través de este software. Por ejemplo, en el portal del empleado puede haber espacios para enviar feedback de manera anónima, o para avisar de áreas en las que se puede mejorar. También para medir el nivel de satisfacción de los trabajadores. En algunos casos, el software de HR puede integrar funciones para fomentar la comunicación entre empleados.

Por último, el software de recursos humanos también tiene que incluir un apartado dedicado a los trabajadores que dejan la empresa, ya sea por un despido, por jubilación o de manera voluntaria. Este tipo de herramientas tienen que contar con las funciones necesarias para generar de manera prácticamente automática todo el papeleo relacionado con el proceso de salida de la compañía. Por supuesto, tendrá que contar con funciones de firma electrónica, con el objetivo de agilizar todo tipo de procesos en los que sea necesario la firma del trabajador o de los representantes de la empresa.

Nuevas tecnologías y papel de la IA

Las funciones que acabamos de mencionar tienen que estar acompañadas en 2024 por tecnologías relacionadas con la automatización de procesos. Así, por ejemplo, de cara al recruiting, es más que recomendable que cuenten con sistemas de rastreo de empleos.

Este tipo de sistemas se encargan de agilizar todo tipo de tareas relacionadas con la contratación. Desde publicar un anuncio sobre los puestos vacantes en distintos portales de empleo hasta la localización de perfiles de candidatos que puedan ser adecuados para cubrirlos, con tecnologías relacionadas con la Inteligencia Artificial.

La IA también puede resultar de gran ayuda para resumir currículums y extractar datos importantes de ellos con base en ciertas palabras clave, con el objetivo de agilizar la selección de candidatos. E incluso para programar entrevistas, resumirlas y hacer un seguimiento del proceso de contratación de cada candidato.

Aparte de la IA, las analíticas también juegan un papel importante en el software de HR en 2024. En un mundo en el que los datos tienen un papel destacado, poder realizar analíticas a partir de toda la información del software de recursos humanos es muy importante para las empresas.

Las funciones de analítica avanzada de estos programas, por ejemplo, pueden ayudar a revisar si. distintos equipos cumplen los KPIs asignados a ellos, e incluso a generar gráficos que muestren de un vistazo las áreas en las que presentan un mayor o menor rendimiento. La información obtenida se puede usar para valorar el rendimiento a nivel individual, de equipo, de departamento e incluso de toda la empresa.

Qué empresas y herramientas destacan en el sector del software de HR

Entre las empresas que más destacan en la evolución del software de HR para su adaptación a los tiempos actuales están varios nombres muy conocidos, como Workday HCM, Oracle HCM Cloud, Cegid Meta4 PeopleNet, Zoho, Monday.com HR, Workbeat o Sage HR. También otros nombres no tan populares, con herramientas como Odoo Community, Cezanne HR, OrangeHRM, Personio, Bizneo HR Suite o Factorial HR.

La oferta disponible de software para recursos humanos cubre tanto las pymes como las grandes empresas, pero la mayoría tienen algo en común: están disponibles a través de planes de pago mensual, o por cada empleado. Odoo Community y OrangeHRM, además, están disponible para autoalojado de manera gratuita, aunque para ello es necesario contar con personal experto en TI, así como con la infraestructura necesaria, y estar atentos para actualizar sus funciones y los elementos relacionados con el cumplimiento de normativas cuando sea necesario.

Son herramientas que están en la mayoría de casos disponibles a través de la nube, lo que evita que las empresas tengan que estar preocupadas por su actualización o por la actualización de las normativas a cumplir en cada caso. Las empresas desarrolladoras de este tipo de soluciones se encargan de mantenerlas siempre actualizadas y al día con la legalidad vigente.