Herramientas más comunes de DocuWare: Potenciando la gestión documental

Las aplicaciones de escritorio de DocuWare ofrecen una solución robusta para gestionar documentos de manera eficiente y son las herramientas más comunes que utilizarán la mayoría de personas. Estas aplicaciones permiten a los usuarios escanear, editar, enviar y almacenar documentos directamente desde su ordenador, integrando todas estas funciones en el entorno de trabajo de DocuWare. En este artículo, exploraremos cómo estas herramientas pueden mejorar los flujos de trabajo en una organización, detallando las funciones clave que ofrecen y cómo se instalan y configuran.

Funcionalidades clave de las aplicaciones de escritorio de DocuWare

1. Conectar con Outlook

Una de las herramientas más útiles de DocuWare es «Connect to Outlook». Esta aplicación permite almacenar correos electrónicos directamente en DocuWare desde el menú de Outlook. Esto es especialmente valioso para organizaciones que manejan grandes volúmenes de correos electrónicos y necesitan archivarlos de manera segura y accesible.

2. Editar y enviar documentos

La función «Edit & Send» facilita la edición de documentos en su aplicación nativa dentro del sistema de gestión documental DocuWare y su posterior envío. Por ejemplo, si recibes un documento en PDF, puedes abrirlo, hacer las modificaciones necesarias y enviarlo directamente desde DocuWare, todo sin necesidad de salir de la plataforma.

¿Quieres saber más?

3. Importar documentos automáticamente

Con la aplicación «Import», es posible importar documentos automáticamente desde una carpeta monitoreada en tu ordenador. Esto significa que cualquier documento que guardes en esa carpeta se importará a DocuWare de manera automática, ahorrando tiempo y esfuerzo.

4. Imprimir y almacenar documentos como PDF

La herramienta «Printer» permite imprimir documentos desde cualquier aplicación y almacenarlos en DocuWare como archivos PDF. Esta función es ideal para digitalizar documentos que originalmente no se crean en formato digital, como formularios impresos o facturas recibidas en papel.

5. Escanear documentos directamente

La aplicación «Scan» permite escanear documentos directamente a una bandeja de documentos o un archivo en DocuWare. Esto agiliza el proceso de digitalización, especialmente en oficinas donde se manejan grandes cantidades de documentos físicos.

6. Exportar datos de índice

La función «Export» permite exportar datos de índice de documentos para transferirlos a aplicaciones de terceros. Esto es especialmente útil en entornos donde se requiere la integración de DocuWare con otros sistemas de gestión o bases de datos.

7. Smart Connect

«Smart Connect» es una herramienta que permite mostrar documentos coincidentes en DocuWare desde otras aplicaciones con solo presionar un botón. Esto facilita la búsqueda y acceso a documentos relacionados sin necesidad de realizar búsquedas manuales.

8. Integración con Windows Explorer

La aplicación «Windows Explorer Client» integra DocuWare en el Explorador de archivos de Windows. Esto significa que puedes gestionar tus documentos de DocuWare directamente desde el explorador de Windows, haciendo que el acceso y la organización de archivos sea tan fácil como trabajar con carpetas y archivos locales.

Administración de flujos de trabajo

Además de las aplicaciones mencionadas, DocuWare ofrece herramientas administrativas como el «Workflow Designer». Este es un recurso clave para crear y editar flujos de trabajo preconfigurados, permitiendo que las empresas automatizen procesos repetitivos y optimicen la gestión de tareas. Aunque esta herramienta se encuentra en la interfaz web de DocuWare, es esencial para cualquier organización que busque mejorar la eficiencia operativa.

Instalación y configuración de las aplicaciones de escritorio

Las aplicaciones de escritorio de DocuWare deben ser instaladas localmente en el ordenador del usuario que va a utilizarlas. El proceso de instalación es sencillo y se realiza directamente desde el cliente web de DocuWare.

A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

• Acceso al menú principal: Abre el menú principal en el cliente de DocuWare haciendo clic en tu nombre de usuario.
• Instalación de las aplicaciones: Selecciona la opción «Desktop Apps» y luego «Install Desktop Apps». Esto descargará el instalador de las aplicaciones de escritorio de DocuWare.
• Ejecución del instalador: Una vez descargado el instalador, ejecútalo haciendo doble clic en el archivo. Durante la instalación, podrás seleccionar las aplicaciones que necesitas para tu trabajo.
• Configuración final: Después de la instalación, debes vincular las aplicaciones de escritorio en el menú principal del cliente web. Esto se hace a través de la opción «Desktop Apps» y luego «Link Desktop Apps».

Una vez completado este proceso, las aplicaciones estarán listas para usarse, permitiéndote aprovechar todas las funcionalidades que DocuWare ofrece directamente desde tu escritorio.

Las aplicaciones de escritorio de DocuWare son herramientas poderosas que mejoran significativamente la gestión documental en cualquier organización. Al integrarse con aplicaciones comunes como Outlook y Windows Explorer, estas herramientas facilitan la digitalización, almacenamiento y manipulación de documentos. Además, con la posibilidad de automatizar procesos mediante el Workflow Designer, DocuWare se posiciona como una solución completa para la gestión eficiente de documentos. Si tu organización busca mejorar la eficiencia y reducir los errores en la gestión documental, las aplicaciones de escritorio de DocuWare son una opción que debes considerar seriamente.

¿Quieres saber más?