Qué tener en cuenta a la hora de renovar equipos y smartphones en la empresa

La llegada del nuevo curso marca también una época en la que muchas empresas comienzan a plantearse si es necesario cambiar sus equipos y dispositivos de comunicaciones. Ordenadores, impresoras, smartphones o tablets; pero también periféricos como webcams, auriculares o teclados, deben renovarse cada cierto tiempo. Bien porque sufren alguna avería o bien porque dejan de ser compatibles con algún software o elemento que es necesario utilizar para trabajar.

Pero una sustitución de equipos, sobre todo si implica un desembolso económico fuerte, no es algo que pueda hacerse sin una planificación previa cuidada. Pero a veces, puede resultar complicado incluso saber por dónde empezar. Afortunadamente basta con seguir unos cuantos consejos para que el plan de renovación de sistemas salga bien, y por un presupuesto ajustado a las necesidades de la empresa.

Antes de comprar ordenadores, smartphones o tablets sin pensar, es necesario cerciorarse de si los equipos, sistemas y dispositivos de la compañía funcionan de manera correcta. Por eso es necesario probar todo antes de decidir qué comprar. En caso de que algo no funcione, se puede planificar su sustitución en caso de que sea necesario utilizarlo.

En el caso de equipos electrónicos, no obstante, no basta con que el equipo funcione. Es necesario saber si tal y como se encuentra funciona correctamente con todo el software que se quiere ejecutar. En caso de que, por ejemplo, tengan un sistema operativo que ya no funciona con determinadas aplicaciones, es imprescindible saber si pueden actualizarse a uno superior que sí sea compatible. Y que cuente además con soporte.

En caso de no poder pasar a una versión más actual del sistema operativo porque sus componentes no cumplen los requisitos mínimos para ello, tocará actualizar equipos si es necesario utilizar un software determinado. Es lo que sucede en casos con el paso de Windows 10 a Windows 11, cuyos requisitos mínimos para funcionar son bastante elevados.

Para continuar es necesario tener claro para qué se van a utilizar los equipos o periféricos que se deben renovar. De esta manera podrás ver si conviene invertir en un equipo nuevo, comprar un portátil o un equipo de sobremesa, o renovar un smartphone por un modelo más potente. Por ejemplo, si para la plantilla de la empresa se utiliza iPhones como smartphone, es un buen momento para comprobar si es necesario actualizarlos, dado que Apple acaba de lanzar nuevos modelos al mercado.

En caso afirmativo, si se necesitan terminales de último modelo, o si basta con comprar otros una o dos generaciones más antiguos, pero con capacidad y potencia suficiente. Esto se debe a que al aparecer nuevos modelos, habrá establecimientos que hagan ofertas con los modelos antiguos, aparte de comercializar los nuevos. Por eso es posible elegir entre varios modelos de iPhone a la hora de comprar.

Renovar equipos en función del puesto y sus necesidades

Otro aspecto a valorar, en el caso de la renovación de ordenadores, es el tipo de trabajo que realiza, y la modalidad de empleo, de quienes necesiten renovarlo. Si se trata de trabajadores que se desplazan con frecuencia a hacer visitas a clientes, o viajan por trabajo, lo más recomendable es comprar ordenadores portátiles para ellos. También si son empleados que teletrabajan, o que tienen un formato híbrido de trabajo, con varios días cada semana trabajando fuera de la oficina.

Cuando se confirme cuántos portátiles se necesitan, hay que ver la configuración necesaria para cada uno de ellos. Porque, por ejemplo, alguien que trabaje creando y editando archivos multimedia necesitará un equipo con más potencia y mejor pantalla que alguien que precise un equipo para trabajar con aplicaciones de ofimática, ERPs y CRMs.

Por lo tanto es recomendable seleccionar equipos de marcas con diferentes líneas para distintos tipos de profesionales y empresas, como las que ofrecen los portátiles de HP. Al comprarlos todos de la misma marca, no solo es posible casi siempre comprarlos a un mismo proveedor, sino que también se evitan problemas al tener que tratar con más de un servicio técnico para los equipos.

Aparte de todo esto, sobre todo en el caso de presupuestos ajustados, es importante comprobar si el proveedor o tienda donde vayas a adquirir los ordenadores y dispositivos cuenta con un outlet de ordenadores, componentes y tecnología.

En ocasiones, sobre todo para periféricos, o en el caso de sustituciones de ordenadores para tareas que requieran sistemas que no necesariamente tengan que estar a la última en cuanto a prestaciones hardware o potencia, hacerse con algunos equipos reacondicionados, pero con garantía, puede suponer un ahorro importante de dinero, sin merma de prestaciones o rendimiento.

Tener todos estos pasos presentes no solo ayudará a que la empresa compre exactamente los equipos, periféricos y smartphones que necesite, con las prestaciones adecuadas para cada puesto. También hará que la empresa pueda ahorrar dinero en la renovación de equipos, y tiempo a la hora de gestionar el contacto con el servicio técnico cuando sea necesario.