BYOD, CYOD, COPE o COBO ¿qué modelo de movilidad empresarial elegir?

En los últimos años hemos asistido a un importante incremento de las necesidades de movilidad en la empresa, dejando atrás modelos donde el espacio de trabajo era estático y estanco para pasar a un escenario en el que cualquier empleado lleva su pequeña oficina en el bolsillo. Sin embargo, esta trancisión no supone un gran reto para muchas empresas que se preguntan cómo y cuándo deberían dar el salto.

A la hora de escoger un modelo de movilidad empresarial, las entidades buscan el delicado equilibrio entre eficiencia, productividad y flexibilidad para con sus empleados. Las mejores opciones son siempre aquellas que tienen como resultado un win-win entre empresa y trabajador. Un alto porcentaje del éxito a la hora de implementar una política de movilidad es el consenso entre todos los protagonistas del acuerdo.

A estas alturas, pocos dudan del beneficio de la movilidad en prácticamente cualquier flujo de trabajo. Multitud de estudios demuestran que las ventajas inherentes a «abandonar» la oficina redundan en un incremento de productividad y permiten hacer realidad escenarios como el teletrabajo efectivo o la conciliación familiar.

Sin embargo, muchas compañías (incluso algunas de mediano o gran tamaño) han dado el paso a la movilidad sin entender que no está exenta de riesgos y enfrentándose a problemas que es necesario preveer de antemano. A lo largo de este artículo repasamos los cuatro modelos de movilidad empresarial más populares y analizamos sus ventajas e inconvenientes.

BYOD: Bring Your Own Device

El modelo BYOD (siglas en inglés de «trae tu propio dispositivo») es uno de los más populares entre las organizaciones, tal y como confirman los diferentes estudios que se han venido realizando en los últimos años. En este modelo, el usuario utiliza su dispositivo privado (smartphone, tablet o PC) para trabajar en la empresa, combinando su faceta privada con la profesional.

La estrategia BYOD es permisiva y puede suponer un serio riesgo para la seguridad de la empresa si no se ponen las barreras necesarias dado que no tenemos control sobre lo que puede hacer el usuario con su dispositivo personal (desde perderlo con los datos de la empresa a instalar malware).

Al supone un importante ahorro de costes (la empresa no tiene que comprar el hardware) es una modalidad muy extendida entre las PYMES pero está lejos de ser el más recomendable en términos de seguridad, privacidad y productividad.

¿Por qué debería elegir BYOD?

• Menor coste de hardware, software y servicios
• Alto compromiso del usuario
• Bajo tiempo de implementación
• Bajos costes de aprendizaje y pocos requisitos técnicos

CYOD: Choose Your Own Device

La opción CYOD (traducido al castellano «elige tu propio dispositivo») consiste en que los trabajadores pueden elegir dispositivo de un listado previamente aprobado por la empresa. De esta forma, la empresa tiene un control total sobre el gasto y obtiene la posibilidad de elegir cómo los trabajadores van a financiar su movilidad (sin coste, como una parte del sueldo, ofreciendo un pago renovable u otros).

En este escenario el trabajador puede hacer un uso personal o profesional del dispositivo, pero siempre ajustandose a las exigencias de seguridad de la compañía y al control de la misma, ya sea vía hardware o software.

Sobre el papel, el CYOD presenta un equilibrio interesante entre las necesidades de la empresa y la libertad del empleado pero es necesario tener en cuenta que no siempre las opciones ofrecidas son del gusto de los trabajadores (dispositivos antiguos o poco atractivos, lejos de las opciones del mercado de consumo). Por otro lado, las estadísticas dicen que estos modelos sufren de más peticiones de reemplazos y reparaciones, aumentando el gasto para la compañía.

¿Por qué debería elegir CYOD?

• Coste de adquisición razonable (comparado con COPE)
• Mayor control sobre el usuario final (comparado con BYOD)
• Soporte simplificado gracias al control sobre el parque de dispositivos desplegado

COPE: Corporate Owned, Personally Enabled

El modelo COPE (que se puede traducir como Dispositivo propiedad de la empresa, uso personal permitdo) ha sido el último en llegar, pero está ganando mucha popularidad especialmente en las grandes compañías. Presenta un escenario donde el control por parte de la empresa es total y el dispositivo está diseñado para el uso profesional, si bien algunas entidades dotan de cierto grado de libertad para que también se pueda utilizar en otros ámbitos de forma segura.

Esta opción resulta especialmente interesante para las empresas con trabajadores que necesitan el acceso remoto como práctica habitual de su flujo de trabajo y es imprescindibles que vayan acompañadas de una política de seguridad adecuada y actualizada, así como un sistema de control y monitorización constante.

¿Por qué debería elegir CYOD?

• Ofrece las ventajas del equilibrio entre el uso profesional y el uso personal seguro
• Alto grado control sobre el dispositivo
• Mayores garantías de seguridad
• Más capacidad de respuesta y menor tiempo de reacción ante un problema técnico o de seguridad

COBO: Company Owned, Business Only

El siguiente paso por el control y la seguridad sería el modelo COBO, donde el dispositivo es propiedad de la empresa y solo está permitido el uso corporativo. Un ejemplo clásico de este modelo eran las BlackBerry de hace unos años, que se hicieron muy populares en ciertos entornos por su seguridad y la posibilidad de ser controladas en remoto.

En el mundo actual aplicar este modelo puede ser muy complicado y es necesario recurrir a implementaciones personalizadas que, sobre una base iOS, Android o Windows, desplieguen una plataforma controlada y monitorizada donde se puedan restrigir la navegación, las llamadas, la instalación o el uso de aplicaciones, etc. En realidad y, exceptuando ámbitos muy concretos donde la seguridad es una prioridad por encima de cualquier otra variable (incluyendo la productividad), estamos ante un modelo demasiado restrictivo y con el que es complicado beneficiarse de las ventajas de la movilidad en la empresa.

¿Por qué debería elegir COBO?

• Restringe el uso de dispositivos al ámbito profesional
• Máximo control sobre el dispositivo
• Máximas garantías de seguridad
• Menor coste de despliegue y mantenimiento

La tesitura entre la libertad y el control

Es evidente que los empleados son más productivos y están más satisfechos cuando se les deja elegir sus propias herramientas de trabajo. En un escenario tan cambiante como el tecnológico, pocas son las empresas que pueden evitar que los usuarios utilicen sus dispositivos para aspectos relacionados con trabajo, algo que podría equiparase a un BYOD sin los elementos de control necesarios.

Por su parte, modelos como CYOD o COPE surgen como alternativas que combinan un mayor control (y por ende, más seguridad) para la compañía con la libertad de elección del empleado. La realidad es que, independientemente de la postura de la empresa (incluso si esta no existe) ya hay trabajadores que utilizan sus dispositivos así que se hace necesario establecer una estrategia coherente e integral de movilidad empresarial.

La labor de los responsables de TI es evitar que las aplicaciones y los datos corporativos puedan estar expuestos a los posibles riesgos del uso personal. Por ello, cualquier estrategia de movilidad debería incluir la solución técnica necesaria para dotar de independencia la dispositivo en caso de problemas, como un robo, extravío, infección por virus o cualquier otra circunstancia.

¿Qué debería incluir un plan de movilidad empresarial?

• Estudio de la idoneidad y la incorporación a la nueva estrategia (quién, cómo y por qué)
• Un listado de dispositivos permitidos (fundamental en CYOD, COBO y COPE, recomendable en BYOD)
• Comunicación, formación y  políticas de uso
• Análisis de costes, tanto del hardware como de los software y servicios necesarios (como la conectividad 3G)
• Estrategia de seguridad que garantice la seguridad de los datos sin afectar a la experiencia del usuario
• Cumplimiento de normativas legales necesarias, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo
• Sistemas de control y monitorización que nos permitan reaccionar en caso de problemas
• Planes de soporte y mantenimiento que sirvan para amortizar la inversión a medio y largo plazo

Así, no tiene sentido establecer unos criterios rígidos que indiquen cuándo o cómo se debe optar por BYOD, CYOD, COPE o COBO y, de hecho, estos modelos varían de forma significativa en su aplicación final en función de las necesidades y el sector de cada empresa. Es por ello una tarea que debe afrontarse de forma global e implicar no solo a los departamentos tecnológicos, sino al financiero, al legal y a los responables de recursos humanos. Solo así las empresas pueden beneficiarse de las ventajas inherentes a la movilidad empresarial.

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