La importancia de preservar archivos históricos en formato digital

El papel es en esencia una herramienta para almacenar información. Su predecesor, el papiro, empezó a utilizarse aproximadamente en el año 3.000 a.C., y existen evidencias de que los griegos y los romanos lo emplearon para registrar obligaciones contractuales. Ya en el 100 a.C., la invención del papel en China permitió la creación de libros, documentos escritos a mano, impresos o dibujos, que hoy en día podemos compartir y archivar de distintas maneras.

La información contenida en formato físico tiene todavía cierto peso en los entornos de trabajo. En cuatro de cada diez organizaciones aún sienten la necesidad de consultar y guardar documentación en papel, según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes (AIIM). Este tipo de archivos, incluidos aquellos de mayor valor, no están exentos de deteriorarse en incendios, como el ocurrido recientemente en Notre Dame, con algunos cuadros dañados por el humo; o bien de desaparecer por completo, si recordamos el robo hace unos años del Códice Calixtino de la Catedral de Santiago, finalmente recuperado. De ahí, la importancia de digitalizar información histórica e incunables para que, en caso de incidente, no todo esté perdido; y, actualmente, contamos con la tecnología adecuada para hacerlo. Es una tarea que debe convertirse en prioridad, sobre todo, para disfrute y conocimiento de generaciones futuras.

Lo que nos ha dejado la historia

Durante siglos, hemos podido documentar la vida gracias al papel. Este material ha tenido una importancia vital en episodios críticos de la historia, tales como la firma de tratados de paz y otros grandes acuerdos tradicionales. Hoy, estos documentos se encuentran en un estado muy frágil, por lo que su acceso suele estar restringido. Sin embargo, en un momento donde la transparencia, el acceso a la información y el derecho al conocimiento están a la orden del día, es esencial digitalizar estos archivos históricos para que estén al alcance de todos.

Por ejemplo, la Biblioteca Central Nacional de Roma está emprendiendo un ambicioso proyecto de digitalización, recopilando y conservando destacadas publicaciones italianas. El objetivo es proteger la herencia cultural del país frente a una posible destrucción de carácter medioambiental, de modo que puedan consultarse digitalmente en un futuro. Por ahora, la colección está formada por miles de documentos únicos, entre los que se incluyen 7 millones de volúmenes impresos, miles de libros de los siglos XV y XVI, 8.000 manuscritos, 10.000 cuadros, 20.000 mapas y 1.342.154 folletos. Además, también se ha incluido una colección de páginas manuscritas por Elsa Morante, una de las novelistas italianas más importantes de la segunda mitad del siglo XX. Precisamente, al conocer este proyecto de la Biblioteca, los herederos de Morante donaron sus obras originales para que pudieran compartirse en todo el mundo y, de este modo, que el trabajo y la personalidad de la autora se conocieran ampliamente.

Hacer accesible la cultura a cualquier persona, y no solo a los expertos o historiadores locales, es una parte fundamental de este plan de digitalización. Disponer de una colección online de los archivos permite que cualquier persona pueda consultarlos desde cualquier parte del mundo, sin poner en riesgo el estado de los documentos físicos.

Las acuarelas, un registro visual del mundo antes de la fotografía

No solo las obras literarias históricas son importantes. Una forma de registro muy valiosa, pero poco reconocida, son las acuarelas: la única forma de representar el mundo antes de la invención de la cámara. Este tipo de pinturas eran más fáciles de transportar que los óleos, por lo que los viajeros solían utilizarlas cuando querían representar lugares o eventos determinados. A lo largo de los siglos, pintores profesionales y aficionados crearon cientos de miles de obras recreando la realidad tal y como ellos la veían. Es el caso de las erupciones del Monte Vesubio, reproducidas por numerosos artistas cuyas obras conforman hoy un registro extraordinario de estos hechos, así como otros paisajes en acuarela evidencian cambios geológicos y nos dan una visión de sociedades pasadas.

Cada uno de estos cuadros tiene una historia que contar. Asimismo, nos permiten ver cómo era la vida antes del siglo XX y cómo ha cambiado el mundo desde entonces. Sin embargo, al igual que sucede con obras literarias en papel, muchas de estas acuarelas son demasiado frágiles como para exhibirlas, porque tienden a perder color con el paso del tiempo, así que es común guardarlas en almacenes fuera del contacto con el público. Afortunadamente, la organización sin ánimo de lucro The Watercolour World ha creado un archivo online de acuarelas históricas, de modo que su contenido pueda ser conservado y estudiado. Hasta la fecha, esta biblioteca digital pone a disposición de los usuarios más de 80.000 obras de 18.000 lugares diferentes.

Además de archivos literarios y pinturas antiguas, también conviene digitalizar adecuadamente los documentos que generamos en el presente, pues serán importantes en un futuro.

En un mundo impulsado por los datos

La información es el oxígeno que da vida a las organizaciones. Al analizarse, se pueden extraer datos de interés o valiosos con los que conocer las preferencias de los clientes, utilizando además todo ese conocimiento para obtener mejores resultados empresariales, así como ganar en agilidad y eficiencia en operaciones. Conseguir estos resultados depende de que esta información pueda moverse entre entornos físicos y digitales. Mediante la digitalización de documentos en papel, la información contenida en ellos pasa a estar disponible para su uso, lo que permite su aprovechamiento a la hora de optimizar la toma de decisiones dentro de una empresa, o bien se puede preservar para próximas ocasiones.

Para extraer los datos de valor de archivos en papel, es crucial asegurarse de que las soluciones de captura de documentos pueden procesar, gestionar y clasificar la información relevante al momento. Resulta asimismo necesario incluir el software OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que convierte las palabras y las imágenes capturadas en datos que luego se pueden buscar o guardar de forma más rápida y sencilla.

Tanto los documentos en papel como su contenido han estado siempre al servicio de la gente y, con las soluciones de captura de imagen tan innovadoras que tenemos hoy, pueden seguir siendo una parte vital para modelos de negocio basados en datos.

Firmado: Jesus Cabañas, responsable de ventas para la región de Iberia de PFU Limited