Microsoft OneDrive para Empresas, ¿en qué se diferencia de OneDrive?

A estas alturas, sobran las presentaciones. Microsoft OneDrive es uno de los servicios más populares para almacenar nuestros archivos en la nube, ofreciéndonos además un buen número de opciones a la hora de colaborar con los miembros de nuestro equipo de trabajo. Dicho lo cual, es importante señalar que desde hace un tiempo Microsoft comercializa dos versiones de OneDrive: Personal y para Empresas. Y aunque en lo esencial estamos hablando en realidad prácticamente del mismo producto, hay algunas diferencias que merece la pena que tengas en cuenta.

En primer lugar, las semejanzas: ambos productos ofrecen hasta 2 TB de almacenamiento en la nube de Microsoft, y el producto puede contratarse bien de forma individual, bien como parte del más amplio Office 365, que incluye otras aplicaciones de productividad como Word, Excel, PowerPoint y Outlook.

¿En qué se diferencia la versión para empresas? La principal, es que el responsable IT de la compañía puede decidir desde dónde se ofrece el servicio. Por un lado puede por supuesto, seguir confiando en la nube de Microsoft y en este caso las diferencias prácticamente desaparecen.

Pero también puede decidir que le resulta mucho más interesante ofrecer OneDrive desde su propio servidor SharePoint. En este caso es la propia empresa la que se encarga de gestionar su capacidad de almacenamiento, la que determina qué cantidad ofrece a cada uno de sus trabajadores y por lo tanto, desaparecen los límites, tanto por arriba como por debajo. Los de Redmond se limitan a ofrecer su software, pero repetimos, la información ya no se almacena en los centros de datos de Microsoft.

OneDrive para Empresas y SharePoint

El segundo gran motivo por lo que una compañía debería optar por OneDrive for Business está directamente relacionado con el uso de SharePoint.

Ofrecido como parte de Microsoft Office 365, SharePoint se presenta como una intranet de trabajo colaborativo en el que los miembros de una empresa pueden trabajar en distintos proyectos en tiempo real.

A diferencia de OneDrive en el que todos los archivos se mantienen por defecto en modo privado a menos que alguien decida compartirlos o hacerlos públicos, en SharePoint los usuarios acceden a un hub central con una política de accesos y permisos a distintos espacios públicos y proyectos. Además SharePoint permite conectar con distintas aplicaciones como JIRA, AutoCAD, Power BI, etc.

Toda esta información se mantiene bien en los servidores de Microsoft o bien como hemos visto, en un servidor local SharePoint. ¿Pero qué ocurre si no tenemos acceso a Internet o es limitado? ¿Podemos seguir consultando los distintos documentos que cuelgue nuestra organización?

Sí si en nuestro equipo local tenemos instalado OneDrive para Empresas, la única herramienta con la que de forma automática y si así la configuramos sincronizará todos los cambios entre el servidor y nuestro ordenador. Y aquí es importante señalar que no tendremos acceso a esta opción si utilizamos OneDrive personal.

Finalmente, si adquirimos más de 50 licencias, tendremos acceso  al soporte de implementación de FastTrack, recibiendo en este caso el asesoramiento de Microsoft.