Cómo crear flujos de trabajo inteligentes en tu empresa con Brother

La crisis desencadenada por la COVID-19 ha provocado que la mayoría de las empresas tengan que plantearse de nuevo muchos aspectos de su estrategia, desde la forma de hacer negocios al cómo o desde dónde se trabaja.

En esta situación, la mayoría de las organizaciones han encarado en el último año una aceleración de sus procesos de transformación digital sin precedentes. Proyectos que tenían un marco temporal de varios años, se han «comprimido» en pocos meses.

Esto no ha impedido sin embargo, que se presenten nuevos obstáculos. La «nueva normalidad» ha demostrado que sigue habiendo demasiados procesos manuales o lentos que podrían ser automatizados, o que los trabajadores pierden mucho tiempo por la duplicación de tareas en distintos sistemas.

En definitiva, queda mucho por hacer para establecer procesos y flujos de trabajo digitales, que faciliten que las empresas sean más productivas y competitivas gracias a los beneficios que esa misma transformación digital aporta.

Tecnología para un mejor flujo de trabajo

Precisamente, y con el objetivo de evitar tareas manuales innecesarias, mejorar la gestión documental y crear flujos de trabajo digitales, Brother dispone en sus equipos funcionalidades de escaneado inteligente que reducen la necesidad de intervención manual, al mismo tiempo que aúnan distintos procesos en un solo sistema. 

Además, el hardware y software de impresión facilitan a los trabajadores tanto acceder a documentos desde cualquier lugar como imprimirlos, permitiéndoles hacer su trabajo incluso desde fuera de la oficina. Brother ofrece además todo tipo de herramientas encaminadas a este fin en sus equipos, como:

• Reconocimiento de caracteres: La tecnología de reconocimiento de caracteres (OCR) permite a los equipos multifunción y escáneres crear documentos escaneados editables en los que los usuarios pueden trabajar fácilmente. Además del considerable ahorro de tiempo logrado, los trabajadores reducen la duplicación de tareas y reportan menos errores.
• IA y machine learning: La Inteligencia Artificial y el machine learning son dos de los campos emergentes de innovación que intervienen tanto en la identificación automatizada como en el archivado de los documentos escaneados. Introduciendo escenarios basados en reglas como la tecnología IFTTT (If this then that), que ayuda a las aplicaciones o dispositivos a conectar entre sí, se da un paso más hacia la digitalización inteligente de los procesos de negocio manuales.
• Personalización de pantallas (CUI): Interfaz de usuario personalizada que permite adaptar el panel de control táctil de impresoras multifunción y escáneres a las necesidades del cliente.
• Gestión documental por código de barras: La solución Barcode Utility (BCU) permite crear un flujo de trabajo para la gestión de documentos a través de la lectura de códigos de barras, procesando automáticamente los documentos para su archivo.

At Your Side: así son los Servicios Gestionados de Impresión de Brother

Para implementar estos procesos de transformación digital, es cada vez más frecuente recurrir a proveedores de servicios que se encargan de la implementación y del mantenimiento de los equipos, englobando la gestión de la impresión. Esta tendencia lleva a que muchas compañías se trasladen a un modelo de gasto operacional (OpEX), en el que alquilan el hardware y obtienen un servicio completo por parte del proveedor.

Cuando las empresas empiezan a alquilar sus dispositivos en lugar de invertir en ellos por adelantado ven tres claros beneficios: una mayor eficiencia financiera, ahorro de tiempo en los procesos y disponer de la solución óptima con la tecnología más segura y actualizada.

En este terreno merece la pena destacar que cada vez son más las empresas que empiezan a usar Servicios Gestionados de Impresión, que les ofrecen renting de equipos de impresión según una evaluación previa de sus necesidades, incluyendo monitorización continuada para asegurar que todo funciona a un nivel óptimo, reposición automática de consumibles, mantenimiento y reparaciones, así como facturación por uso.

La apuesta por ese tipo de servicios gestionados de impresión, también facilita una consolidación de los proveedores ya que el trabajar con menos compañías en su parque IT, consiguen simplificar sus procesos por tener menos facturas, se reducen los puntos de contacto y se crea una relación más cercana, lo que mejora la calidad del servicio que se ofrece e incluso, los niveles de seguridad de los equipos.

La propuesta de Brother en este terreno pasa por el mantenimiento «At your Side», lo que significa que hacen todo lo posible para asegurar que la empresa tiene una solución de servicios gestionados de impresión (MPS) eficiente, que beneficia al negocio cada día.

Para ello se empieza con una consultoría con los especialistas de Brother para entender las necesidades y retos de cada empresa, en un proceso que se divide en tres fases: Evaluación, Implantación y Optimización.

La primera, «Evaluación» se centra en entender las necesidades del negocio y los hábitos de impresión. El objetivo es diseñar una solución sostenible, optimizada y personalizable, que asegure que los equipos adecuados están en el lugar correcto en la empresa. En la fase de «Implantación» el equipo de Brother se ocupa de todos los elementos prácticos para la puesta en marcha de la solución contratada: desde el envío e instalación hasta la configuración e implementación, así como la formación del personal.

Finalmente, en la fase de «Optimización» implica el mantenimiento tanto preventivo como reactivo de Brother, lo que incluye revisiones periódicas así como la atención a todo tipo de incidencias.

Cambiar hacia un modelo OpEx permite un mayor grado de flexibilidad a lo largo del tiempo sobre qué dispositivos se necesitan, reduciendo el riesgo de que las empresas se condicionen por un hardware que han comprado pero que ya no se adapta a sus necesidades actuales. Este modelo también permite a las empresas externalizar el mantenimiento, de forma que el equipo siga funcionando de la mejor manera posible.

Trabajar de la forma más inteligente pasa, en definitiva, por contar no solo con las herramientas que lo hacen posible, sino con un servicio que nos asegure que no tenemos que preocuparnos de nada.

Todas estas conclusiones parten de un estudio realizado por Brother a empresarios y decisores de IT de toda Europa y que se recogen en una serie de 4 informes sobre transformación digital que ayudarán a las empresas a iniciar estrategias y soluciones para ser eficientes en el futuro.