Los mejores programas para agencias de viajes

En España, las agencias de viajes tienen un régimen fiscal de IVA diferente. La facturación es compleja, porque conviven hasta tres regímenes: el general, el especial y el de la Disposición Adicional Cuarta. No vale cualquier software comercial de facturación.

Un software estándar no es válido, ya que no contempla estas opciones y daría lugar a errores, tanto en la facturación como en las liquidaciones con la Agencia Tributaria. Por otro lado, el mundo del viaje es muy complejo. Cualquier contrato de viaje, por muy pequeño que sea, supone una enorme cantidad de gestiones y documentos (ofertas, reservas, cotizaciones, relaciones con mayoristas, facturación, informes de resultados, etc.).

La gestión ocupa la mayor parte del tiempo de trabajo de un agente. Una buena herramienta informática es necesaria para ser productivo y que todo se ejecute con corrección. Internet primero y el cloud después han supuesto un revulsivo para este sector. La agencia de viajes tradicional, la oficina que estaba en la esquina de tu calle, ha cambiado o desaparecido. Antiguamente, bastaba con un teléfono y poco más. Hoy se compite con empresas y portales de todo el mundo. Si no tenemos la tecnología adecuada, simplemente estamos fuera del mercado.

Los software más interesantes son aquellos que se ejecutan en la nube. Esto permite trabajar en la oficina, pero también teletrabajar desde cualquier parte del mundo. Ya no es necesario una costosa infraestructura informática, con servidores propios, ordenadores conectados en una red local y sistemas de copias de seguridad. Actualmente, basta un PC o portátil cualquiera con un navegador y una conexión a internet. Los programas ideales corren en la infraestructura de terceros, que también se ocupa del mantenimiento del programa y de la seguridad de los datos. Solo debemos ocuparnos de la gestión de nuestro trabajo.

Esto último abre un nuevo escenario: el software como servicio y no como inversión. Pagas por licencias de uso y te despreocupas de la parte técnica. A cambio, tienes únicamente un coste fijo y te olvidas de mantenimientos y actualizaciones. No necesitas a un informático, en definitiva. El aprendizaje tiene que ser rápido. Un programa de agencias de viajes debe tener interfaces modernas que faciliten la interpretación mediante gráficos y que vayan bien en cualquier dispositivo, móvil o fijo.

Principales programas del mercado español

Revisamos a continuación los programas más utilizados en nuestro país.

Giav, software con un buen plan de precio y adaptado a nuestros tiempos

Giav cumple con todos los requisitos que hemos enumerado más arriba. Es sencillo de manejar; corre en la nube; funciona bien en tablets porque su diseño es responsivo. La pantalla y el manejo en pestañas facilitan mucho el trabajo.

También tiene un interesante plan de precios. Solo se paga por las licencias que uses y sin coste de permanencia, con lo que solo nos cobrarán por lo que necesitemos en cada época del año. Incluye un potente CRM. Así, nos evitamos adquirir otro software específico. Su completo sistema degestión mediante expedientes de viaje garantiza la trazabilidad de todo el proceso.

Giav facilita la conciliación bancaria, fiscal y contable, lo cual nos ahorra mucho tiempo a la empresa y tener una relación más fluida con la asesoría.

OfiViaje, un veterano software de viajes

OfiViaje tiene dos modalidades de contratación. Con instalación en local, como el clásico software propietario de siempre, y también con instalación en remoto, en un data center externo, que nos evita tener que hacer copias de seguridad o de preocuparnos por el mantenimiento.

Este programa no tiene CRM incluido. Necesitamos contratar aparte su programa OfiCRM, que permite integrar nuestras bases de datos de clientes.

Orbis

Orbis es un software especialmente diseñado para agencias de viaje. Su instalación es de tipo vertical, en el centro de datos del cliente, aunque permite crear una red propia para conectarse con otras delegaciones de la misma agencia.

Orbis cuenta con dos modalidades de contratación: con pago único, adquiriendo la agencia este programa informático; o con modalidad de software como servicio, pagando solo por las licencias que necesite la agencia.
Orbis cuenta con un sistema de contabilidad propio y se conecta con los principales mayoristas de viajes.

Siturweb

Es un programa de gestión de oficina con una menor implantación que los anteriores, pero también cubre las necesidades fundamentales de una agencia de viaje. Siturweb se mueve en la nube y el proveedor asegura encargarse del mantenimiento y las actualizaciones necesarias, así como de la copia de seguridad de todos los datos.

El pago de Siturweb es de pago por uso. El programa no se adquiere, sino que se paga una cuota fija por cada puesto de trabajo.

Tiene dos tarifas diferentes, «Básica», que se queda muy corta, y la que se denomina «Facturación», bastante más completa.

VsViajes

Es un programa tipo cloud, apto para agencias de viajes minoristas y mayoristas. Incluye la gestión de tesorería y la emisión de informes de venta, rentabilidad, cobros y pagos pendientes, etc. También los informes para las declaraciones de IVA. Su funcionamiento es mediante la creación de expedientes, en los que se integra la información del cliente, los datos del mayorista, etc.

Como ves, existen varias alternativas de software especial para agencias de viaje. Repasamos los que, a nuestro juicio, son los principales puntos que debes tener en cuenta: 1) la experiencia de usuario debe ser buena; 2) seguridad en el tratamiento del IVA; 3) pago de software por servicio (olvídate del software propietario); 4) adaptación a la nube y 5) sistema de gestión mediante expedientes.

Si a esto le sumamos la inclusión de un potente CRM, como es el caso de Giav, tendremos la mejor solución informática para el día a día de nuestra agencia de viajes.