Cómo utilizar eGedex, la plataforma de administración electrónica

El camino hacia la digitalización es una senda imparable en la que todos estamos o debemos estar implicados. Un objetivo que ayuda tanto a usuarios como a empresas, a relacionarnos mejor y de una forma más segura, y hacer de las organizaciones, empresas más competitivas capaces de responder a un mundo cada vez más globalizado y tecnológico con las mayores garantías de éxito. Pero ¡ojo! también la administración pública debe dar pasos seguros y decididos en pro a una digitalización que cumpla también una vertiente, la del servicio público, indispensable para los ciudadanos.

Bajo ese compromiso nació eGedex, la plataforma de la administración electrónica afianzada ya como la solución para la digitalización de las diferentes administraciones públicas. Aún hoy en día, muchas de estas administraciones continúan con sistemas arcaicos que son necesarios transformar por completo. Agilizar procesos, el trabajo de los funcionarios y el personal contratado y una mejor y más práctica relación con el ciudadano es fundamental. Y más en un contexto dónde, según datos del Ontsi (Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad) el 77% de los internautas ya utilizan algún sistema digital en sus trámites con la administración pública.

eGedex provee a los diferentes ayuntamientos de procesos y subprocesos de gestión necesarios para la instauración del expediente electrónico. Se trata de una plataforma totalmente personalizable, escalable y adaptable a ayuntamientos de todos los tamaños con un diseño amigable que permite una navegación sencilla e intuitiva. Una de sus grandes ventajas es que para uso, no es necesario la adquisición de software ni hardware.

Una plataforma de máxima seguridad donde toda la información se envía encriptada y tanto el DNI como las claves de los usuarios circulan de forma separada para protegerla de ciberataques, ya de por sí complicados de llevar a cabo. Permite a su vez que se pueda comprobar la trazabilidad de todos los documentos gestionados, también aquellos que han sido borrados. Proporciona herramientas analíticas para evaluar métricas y estadísticas, y se encuentra elaborada en cumplimiento de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de derechos digitales.

Cómo usar eGedex

Para entender el uso de eGedex es indispensable conocer los diferentes módulos que la componen, su utilidad y cómo pueden ayudar en el día a día a la administración pública. Éstos son:

1. Registro de entrada / registro de salida
2. Portafirmas electrónico
3. Gestión documental y archivo
4. Gestos de expedientes
5. Notificaciones telemáticas
6. Sede electrónica
7. Órganos colegiados

Registro de entrada / registro de salida

Este módulo tiene un objetivo concreto, el de ayudar a gestionar de forma digital los documentos presentados de forma telemática pero también los presenciales. Documentos que, además, se archivan en único libro de registro digital.

Esta opción permite el escaneo de documentos así como la digitalización certificada mediante sello del organismo, también la compulsa electrónica y la copia auténtica. Ayuda a un mejor control porque certifica la fecha y hora de entrada o salida del documento y todo con plena validez legal. Permite buscar y modificar registros; se integra con otras aplicaciones utilizadas por la entidad; anota los asientos en el libro pertinente y proporciona acude de recibo de dicha gestión.

Portafirmas electrónico

El portafirmas electrónico de eGedex recibe no solo las solicitudes generadas por cualquier aplicación de la e-Administración, también las recibidas por otras externas. Ayuda por tanto a reunir todas las solicitudes de aprobación de documentos por parte de cualquier miembro; avisa de si aún hay expedientes por firmar; inserta la firma y el sello; permite firmar desde cualquier lugar y delegar dicha firma e incluso realizar firmas múltiples y en varios documentos; así como anexar documentos a formar para consultarnos antes en la toma de decisiones.

Una herramienta segura ya que utiliza los servicios que ofrece la @Firma, además de admitir la validación de los certificados de la ACCV, es decir la Agencia de Certificación de la Comunidad Valenciana, y DNI electrónico.

Gestión documental y archivo

Qué duda cabe que las administraciones públicas deben hacer frente a una enorme cantidad de documentos. Usar este módulo es un gran alivio para ellas ya que resuelve el grave problema de almacenamiento de documentos cumpliendo, a su vez, la legislación vigente y respetando el ciclo de vida de los documentos.

Un módulo que puede integrarse sin problemas en el sistema de gestión documental que existe en cada administración. Ayuda a conservar el patrimonio documental, así como la transparencia y el acceso de los ciudadanos a la información. También ayuda a realizar búsquedas más fáciles, indexadas o por metadatos y a velar por la integridad, autenticidad y si así fuera, por la destrucción segura y documentada de los documentos.

Gestor de expedientes

Un módulo indispensable cara a ayudar a una administración plenamente electrónica y práctica al ayudar en la tramitación de cualquier expediente. Es posible crear plantillas personalizadas para cada entidad; proporciona alertas sobre el cumplimiento de los plazos de los mismos; ayuda a un flujo de trabajo automatizado a la par que personalizado;

El gestor de expedientes permite la tramitación del expediente de manera electrónica de punta a punta, en todas sus fases. Con nuestra plataforma, el inicio de los expedientes es muy sencillo, puesto que es posible crear plantillas personalizadas a la medida de cada entidad y consultar el estado de tramitación de los expedientes y poder relacionarlos entre sí.

Notificaciones telemáticas

Si hay algo indispensable en la administración es que quede constancia de que cualquier notificación se ha enviado y entregado de manera fehaciente. Este módulo permite la gestión electrónica de dichos documentos e incluso permite enviar notificaciones masivas. Es, cómo no, seguro al garantizar la autenticidad de los datos con firma electrónica y certificado digital. También proporciona acuse de recibo, permite enviar sms y emails, integrarse en otras aplicaciones de la organización, que los usuarios puedan darse de alta o baja y algo muy importante: dejar constancia del momento exacto del registro.

Sede electrónica

eGedex tiene, sin duda, una importante vertiente de servicio público y este módulo es una muestra de ello al permitir que, por ejemplo, un ayuntamiento esté abierto las 24 horas al día, los 7 días a la semana al ciudadano. Éste va a poder realizar sus trámites cuando quiera y pueda y desde dónde quiera con total seguridad, todo amparado en la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Además, también puede albergar también el Portal de Transparencia, donde el Ayuntamiento pone a disposición de los ciudadanos toda la información pública sobre la propia entidad y su funcionamiento. En este sentido, la autenticidad de los trámites se verifica utilizando certificados de seguridad y firma electrónica y ofrece interesantes estadísticas de acceso al portal para todas sus páginas y contenidos imprimibles o descargables en pdf.

Órganos colegiados

Este módulo de eGedex es de enorme utilidad para las administraciones ya que ayuda a que plenos, juntas, comisiones… puedan tramitar las resoluciones de los diferentes órganos colegiados, todo de manera electrónica y segura. Así se pueden crear y gestionar libros de actas electrónicos, y llevar a cabo un control de los usuarios autorizados a acceder a dichos documentos. También proporciona alertas, permite consultar los documentos en cualquier momento, disponer de plantillas personalizadas, disponer de un flujo de documentos automatizado, entre otras ventajas.