Cómo maximizar la eficiencia en tus costes de impresión

Las compañías están experimentando una incertidumbre económica sin igual debido a factores como la pandemia, conflictos políticos y otros sucesos que han afectado significativamente a las cadenas de suministro. Como consecuencia, la inflación ha aumentado significativamente, lo que ha llevado a un cambio en la forma en la que pensamos sobre el precio de los productos y servicios tecnológicos.

Y aunque se espera que la inversión en tecnología de la información en Europa siga creciendo durante los primeros meses del año, es posible que a partir del segundo trimestre, se produzca una contracción debido entre otras cosas, a la escasez de talento y personal cualificado. Desde el punto de vista de la gestión de los activos TIC de las compañías, esto también podría afectar a la gestión de los equipos de impresión y se espera que los costes sean examinados en 2023 con más detenimiento.

En este terreno, consultoras como IDC destacan que especialmente las empresas más pequeñas son las que están más expuestas a la necesidad de «utilizar la tecnología de forma inteligente, centrándose en la eficiencia, el ahorro de costes, la productividad y la automatización» pero en realidad, es un mensaje que tiene sentido para todo tipo de empresas de las que se espera que vuelvan a analizar con detenimiento sus costes TIC.

Es hora de analizar los costes de impresión

Los documentos impresos siguen siendo fundamentales para la gran mayoría de las empresas, y es poco probable que esto cambie a corto plazo. Es cierto que los volúmenes de impresión en las oficinas han bajado y puede que las necesidades no sean las mismas que antes de la pandemia.

Pero con la coyuntura actual y los cambios que se produjeron en las empresas (con la adopción del teletrabajo, trabajo híbrido, en remoto, etc…), puede que muchas organizaciones lleguen a la conclusión de que su parque de impresión esté sobredimensionado y que por lo tanto, es necesario llevar a cabo un análisis de los dispositivos actuales para adaptarse a sus necesidades reales. El objetivo final, conseguir que los equipos que se mantengan activos, funcionen de la forma más rentable y eficiente posible.

De los datos a la estrategia

Para conseguirlo, la adopción de un enfoque más estratégico en torno a la gestión de costes y la eficiencia, puede pasar por reubicar los dispositivos para garantizar un uso más eficiente, automatizar los pedidos de consumibles, o localizar las tareas que generan costes innecesarios, como suele ser el uso excesivo del color o la impresión innecesaria en alta calidad.

Por otro lado, a los responsables tecnológicos, también les preocupa el poder contar con costes que sean previsibles. Dada la volatilidad de los precios, tipos de interés cambiantes, inflación… hay una preferencia por contratos con tasas/precios fijos como vemos en mercados como el de la energía o el inmobiliario.

En este sentido, fijar los costes es una forma de evitar sorpresas desagradables, mejorando además la estabilidad del negocio. Precisamente y para garantizar esa previsibilidad de los mismos, estamos viendo cómo cada vez son más las organizaciones que se inclinan por propuestas de todo incluido (lo que incluye el mantenimiento de los equipos).

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