“Copilot es una transformación radical del puesto de trabajo”

No volveremos a trabajar como antes. El auge de los distintos modelos de inteligencia artificial generativa y su implementación tan gradual como imparable en las empresas, está poniendo en manos de los empleados herramientas inimaginables hace años, que les ayudan a ser más productivos, ganar en creatividad y por qué no, a tener más tiempo para poder conciliar. 

Esta es parte de la visión que Microsoft abraza con el lanzamiento de Copilot para Microsoft 365, una herramienta de IA que usa modelos de lenguaje grande (LLM) e integra los datos con Microsoft Graph y aplicaciones de Microsoft 365, de modo que los usuarios puedan tener un acceso instantáneo e inteligente a la información que necesitan, en el momento en el que la precisan. Sobre las posibilidades de Copilot para Microsoft 365, hemos tenido la oportunidad de charlar con Antonio Cruz Cruz-Conde, director de Modern Workplace en Microsoft España.

[MCPRO] ¿Qué visión tenéis sobre cómo está cambiando la forma de trabajar y cómo va a evolucionar el puesto de trabajo? 

[Antonio Cruz]  El entorno laboral está experimentando un cambio sin precedentes. En los últimos cuatro años ha evolucionado más que en las dos décadas anteriores. Lo que antes tomaba años, ahora se resuelve en días. El trabajo flexible, antes considerado exclusivo de empresas tecnológicas, es una práctica común ahora en la mayoría de las organizaciones. Según un informe reciente de la OCDE, en los próximos cinco años, todos los trabajos se verán impactados por la IA. Esta revolución no solo afectará algunos puestos, sino que transformará la forma en que todos trabajamos.

La integración de la IA será tan natural como consultar un móvil para obtener información. Nos asistirá para ser más productivos, creativos y enfocados en la generación de valor, agilizando el acceso a la información crucial para la toma de decisiones laborales. La IA generativa, como en el caso de Copilot para Microsoft 365, revolucionará la forma en que llevamos a cabo nuestras tareas diarias.

[MCPRO] En esta nueva forma de trabajar, posicionáis Copilot para Microsoft 365. ¿Qué es exactamente y cómo encaja en vuestra estrategia?

[Antonio Cruz]  Microsoft Copilot es como Microsoft ha llamado a todos los asistentes de inteligencia artificial generativa que introduce en todos sus productos: tenemos Copilot para GitHub, Seguridad, Dynamics, Power BI… En este caso, Copilot para Microsoft 365 es el asistente específico para el puesto de trabajo.

Copilot para Microsoft 365 emplea modelos de lenguaje avanzados (LLM), como GPT, que operan sobre los datos almacenados en Microsoft Graph. Este último constituye una red extensa que engloba relaciones e información del usuario en la nube, desde correos electrónicos, archivos en Sharepoint o OneDrive, hasta por ejemplo, conversaciones en Microsoft Teams.

Esta inteligencia artificial introduce una inferfaz de lenguaje natural en las distintas aplicaciones, comenzando por el navegador, pasando por aplicaciones como Word, PowerPoint, Excel, o el correo electrónico en Outlook. Además, Copilot amplía la información disponible utilizando recursos de Internet, así como la posibilidad de extender y complementar datos a través de conectores de Microsoft Graph, plugins externos o la creación de copilotos mediante Copilot Studio.

Se convierte en así en un asistente personal que te va a ayudar en tu puesto de trabajo para ser más productivo, más creativo, o a emplear menos tiempo a la hora de crear nuevo contenido.

«Copilot te va a ayudar a ser más productivo, más creativo, a emplear menos tiempo a la hora de crear contenido»

[MCPRO] ¿Qué relación hay entre lo que las empresas pueden hacer con Copilot para Microsoft 365 y lo que ofrece OpenAI, que es una compañía con la que Microsoft colabora y donde ha invertido?

[Antonio Cruz] OpenAI, no deja de ser una empresa independiente de Microsoft, en la que hemos invertido desde 2019 y que como sabes, ofrece sus modelos de IA generativa ChatGPT 3.5 y ChatGPT 4, entre otros. En el marco del acuerdo establecido con ellos, existen diferentes compromisos por ambas partes como el hecho de que OpenAI utiliza Azure como plataforma en la nube para el entrenamiento de sus modelos. A cambio, Microsoft tiene la posibilidad de integrar parte de los productos de OpenAI dentro de sus propios servicios, con las condiciones y requisitos habituales que impone a sus productos B2B. Por ejemplo, en el caso de Copilot para Microsoft 365, se emplea un Large Language Model (LLM) que se basa en la tecnología de GPT 3.5 o GPT 4, según el producto.

OpenAI comercializa sus productos de acuerdo con sus propios estándares, ya que se centra más en el mercado de consumo. Microsoft, por su parte, incorpora estos LLMs desarrollados por OpenAI, adaptándolos a sus estrictos estándares de IA responsable, seguridad, privacidad y cumplimiento normativo.

En el caso específico de Copilot para Microsoft 365, hereda todas las medidas de seguridad, privacidad y cumplimiento normativo establecidas por Microsoft 365, cumpliendo además con las regulaciones de la Unión Europea sobre gestión de datos. Esto implica que utilizar Copilot para Microsoft 365 garantiza que los datos se mantengan en el entorno del usuario y no salgan de su tenant. Si se entrena el modelo dentro de este entorno, los datos permanecen ahí, sin posibilidad de acceso externo, los datos son del cliente y sólo del cliente, Microsoft ni los ve, ni los utiliza, ni los monetiza. Por el contrario, acceder a la versión libre de ChatGPT implica exponer los datos, ya que OpenAI tiene acceso y puede utilizar cualquier interacción para mejorar y reentrenar su modelo.

«El objetivo de Copilot es actuar como un asistente para el usuario, no reemplazarlo»

[MCPRO] Desde que se anuncia Copilot para Microsoft 365, hasta su disponibilidad general, ¿Cómo dirías que ha evolucionado el producto y en qué ha mejorado?

[Antonio Cruz] El anuncio oficial se hizo en marzo, pero la disponibilidad global comenzó el 1 de noviembre de este año. Cuando se anunció, las empresas tuvieron la oportunidad de probarlo a través un ”Early Access Program» al que se unieron alrededor de 600 clientes en todo el mundo, incluyendo algunos en España. En esa etapa inicial, el producto aún estaba en desarrollo, pero incluso así, muchos clientes estaban interesados en comenzar a utilizar la IA generativa en su entorno laboral y aprender su funcionamiento. Al mismo tiempo, el modelo también aprendía adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.

Al principio tenía menos funcionalidades de las que tiene actualmente y que ha ido incorporando, en gran parte, gracias al feedback de las empresas que participaron en el programa que ofrecieron comentarios y sugerencias de mucho valor para ayudar a corregir y mejorar ciertos aspectos.

En tan solo seis meses, hemos presenciado un avance significativo en términos de funcionalidades, calidad de la información proporcionada y precisión. Por ejemplo, antes, el sistema simplemente daba resultados basados en la información que obtenía, sin especificar su procedencia. Ahora, proporciona la referencia exacta de dónde y cómo encuentra esa información. Esta es una gran diferencia entre ChatGPT y Copilot para Microsoft 365: mientras ChatGPT puede llegar a inventarse la información cuando no la sabe, Copilot simplemente admitirá no saber algo y siempre proporcionará la fuente de la información para que el usuario pueda comprobar el origen de la información ofrecida.

El objetivo de Copilot es actuar como un asistente para el usuario, no reemplazarlo. Brinda información basada en el lenguaje natural utilizado en la consulta y en los datos con los que cuenta, pero es el usuario quien verifica y decide si utiliza esa información. En última instancia, el trabajo con la IA no se trata de aceptar todo lo que proporciona, sino de utilizarla como una herramienta que te ayuda a ser más eficiente en tu trabajo. El usuario tiene la última palabra sobre la utilidad y precisión de la información que recibe.

[MCPRO] ¿Para qué tipo de empresas está disponible en estos momentos?

[Antonio Cruz] El acceso a esta tecnología está inicialmente orientado a grandes empresas. Por el momento, está disponible para organizaciones que poseen un nivel mínimo de licenciamiento, específicamente licencias Enterprise Microsoft 365 E3. Además, se necesitan una serie de requisitos de disponibilidad de información en la nube para poder comenzar a trabajar con Copilot para Microsoft 365, así como un número mínimo de licencias adquiridas. En el futuro, esperamos que la disponibilidad se extienda a empresas de menor tamaño.

[MCPRO] Ahora que parece que se habla tanto de la importancia del “prompt” e incluso algunos hablan de un futuro de “ingenieros del prompt” ¿De qué forma crees que tienen que capacitar las empresas a los trabajadores para usar este tipo de herramientas?

[Antonio Cruz] La clave para utilizar de forma efectiva la IA generativa no radica tanto en capacitar a los usuarios en habilidades técnicas específicas, sino en que comprendan cómo proporcionar un contexto adecuado a esta tecnología. Imagina la IA generativa como un asistente altamente capacitado, pero que necesita dirección para desempeñarse correctamente. El usuario debe dotar de contexto a esta IA, es decir, indicar qué necesita, dónde buscarlo, cómo presentarlo y, una vez obtenido, verificarlo y ajustar el enfoque, si es necesario.

Estas habilidades no son tanto de gestión técnica, sino más bien de gestión de proyectos o de equipos. Es un asistente muy inteligente, aunque necesita orientación sobre el funcionamiento específico de la empresa. Es el usuario el que tiene que concretar: “necesito esta información aquí, en este formato, para este propósito». Luego, al recibir el resultado, es el usuario el que la revisa y la ajusta según sea necesario.

«Copilot siempre proporciona la fuente de información para que el usuario pueda comprobar su origen»

[MCPRO] ¿De qué forma se protegen los datos de los propios trabajadores y cómo se establecen capas para determinar la accesibilidad a los mismos, o qué se usa para el entrenamiento y qué se deja fuera?

[Antonio Cruz] Cuando comienzas a utilizar Copilot, la herramienta indexa toda la información disponible, a menos que decidas excluir algo específicamente. Esto se llama indexación semántica, donde la herramienta organiza el contenido en función del contexto: quién lo genera, quién lo utiliza y cómo se relaciona. Sin embargo, esta indexación se adapta directamente a las capas de seguridad y privacidad existentes en el entorno del cliente.

Si un cliente ha establecido que cierta información, como los datos de nómina, solo esté disponible para el personal de recursos humanos, Copilot respetará esas restricciones. Si no tienes permiso para acceder a cierta información, Copilot no te proporcionará acceso a ella, a pesar de que esté indexada. Es crucial comprender que la indexación no implica disponibilidad para todos; sino que está sujeta a los permisos y configuraciones de seguridad establecidos por la organización.

Esta precisión en los permisos es fundamental, especialmente ahora que las empresas han acelerado su digitalización durante la pandemia. Aunque hemos aumentado la cantidad de datos digitalizados, no todos estos datos están correctamente gestionados o etiquetados para su acceso. Esto puede resultar clave en situaciones en las que los usuarios podrían acceder a información a la que no deberían tener acceso.

Copilot puede acceder a información que está indexada pero no adecuadamente etiquetada o protegida para los usuarios correctos. Aquí es donde entra en juego la importancia de etiquetar y proteger los datos de manera correcta. Herramientas como Microsoft Purview están destinadas a etiquetar automáticamente y proteger los datos según criterios específicos establecidos por la empresa. En ese sentido, si la información está distribuida y protegida correctamente, Copilot no representará un cambio significativo, ya que heredará las configuraciones de seguridad existentes.

[MCPRO] Todo lo anterior es también un desafío para las empresas, que pueden contar con datos en silos, distintas nubes, ubicaciones geográficas dispersas…

[Antonio Cruz]  Es esencial comprender que Copilot opera con información almacenada en la nube. Aquellas empresas que aún no han digitalizado sus datos o que mantienen gran parte de su información en entornos on-premises no podrán aprovechar completamente Copilot, al menos en su estado actual. 

En cuanto a la protección de datos y el etiquetado de la información, estas medidas son fundamentales para el manejo adecuado de la información. En empresas multinacionales con datos distribuidos en diferentes lugares, lo crucial no es tanto dónde se encuentra la información, sino quién tiene acceso a ella. Por ejemplo, un usuario puede acceder a recursos públicos de la empresa, y Copilot podrá acceder a esa información si está dentro del entorno al que tiene acceso.

Respecto a las múltiples nubes en grandes empresas, Copilot tiene una capacidad de extensibilidad que le permite acceder no solo a la información en Microsoft Graph, sino también a datos externos mediante conectores o plugins a aplicaciones que no forman parte de Microsoft 365. Esta capacidad de extensión permite un acceso más amplio a la información que se verá enormemente aumentada con Copilot Studio. 

Sin embargo, aunque es verdad que la tecnología juega un papel fundamental, lo más importante es la gestión del cambio y la transformación del puesto de trabajo. La introducción de herramientas como Copilot no es solo un proyecto tecnológico, sino una transformación radical en la forma en que trabajamos. Por lo tanto, abordar este cambio implica no solo aspectos técnicos, sino también una gestión efectiva de procesos y personas para adaptarse a esta nueva forma de trabajo potenciada por la IA.