DocuWare Forms facilita la creación de formularios digitales

DocuWare Forms permite crear formularios digitales para capturar y archivar datos de forma estructurada, simplificando la gestión de formularios en empresas. A diferencia de los formularios rellenados a mano, que requieren un paso adicional de importación realizado por el departamento de TI, DocuWare Forms permite rellenar formularios web directamente en pantalla, eliminando errores al leer archivos manuscritos. Además, los formularios preimpresos ya existentes se pueden integrar en DocuWare Forms y seguir utilizándose de manera eficiente.

Los formularios completados se archivan automáticamente en un archivador y son accesibles para todos los usuarios autorizados. Los empleados pueden integrar estos formularios web en sus listas (requiere una licencia de Task Manager) o transferirlos a otras aplicaciones mediante Smart Index, facilitando así el flujo de trabajo y la interoperabilidad.

Configuración de formularios web

La configuración de un formulario web en DocuWare Forms implica definir los campos del formulario, la indexación, el destino de archivado y los derechos de acceso. El usuario accede al formulario web a través de un vínculo y lo rellena en su navegador preferido. Una vez completado, el formulario se envía con un solo clic y se archiva en formato PDF en el archivador correspondiente.

Los usuarios avanzados pueden incluir campos de formulario vacíos en un flujo de trabajo, permitiendo que estos campos se rellenen posteriormente en la máscara de tarea con formularios de fusión. Esta flexibilidad facilita la adaptación de los formularios a diversos procesos empresariales y requisitos específicos.

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Pasos para la configuración de formularios

1. Diseño: Selecciona y organiza los campos del formulario.
2. Envío: Vincula el formulario web a un formulario de fusión y edita los mensajes que se muestran después del envío.
3. Salida: En el cuadro de diálogo de almacenamiento, selecciona el archivador donde se guardarán los formularios.
4. Indexación: Vincula los campos del formulario con los campos de índice del archivador.
5. Permisos: Asigna derechos de usuario y administrador para controlar el acceso y la gestión de los formularios.

Diseñador de formularios

El diseñador de formularios es una herramienta intuitiva que permite la creación y edición de formularios web. Para insertar un campo, se hace doble clic en el campo del formulario en la parte izquierda o se arrastra al centro de la pantalla. Los campos del formulario pueden colocarse libremente y su tamaño se ajusta fácilmente con el ratón. También se pueden organizar horizontalmente para una disposición más lógica y fluida. La cuadrícula archivada ayuda a alinear los campos en ancho y alto, asegurando un diseño limpio y profesional. En la vista para móviles, los campos se colocan uno debajo del otro para una mejor legibilidad y usabilidad.

La vista previa muestra cómo se verá el formulario en un navegador o dispositivo móvil. Aunque en la vista previa no se pueden adjuntar archivos al formulario, esta funcionalidad permite asegurarse de que el formulario tenga un aspecto correcto y funcione como se espera. Los campos pueden ajustarse individualmente usando las opciones de configuración de campo en el panel derecho, lo que proporciona un alto grado de personalización para satisfacer necesidades específicas.

¿Quieres saber más?

¿Qué beneficios tiene usar DocuWare Forms?

1. Eficiencia mejorada: Al permitir la creación y el llenado de formularios digitales directamente en pantalla, se elimina la necesidad de escanear documentos manuscritos, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
2. Reducción de errores: La digitalización de los formularios minimiza los errores de interpretación asociados con la escritura a mano.
3. Acceso centralizado: Los formularios archivados son accesibles desde un único punto, facilitando la recuperación y el uso compartido de la información.
4. Integración con otras aplicaciones: La capacidad de integrar formularios web en listas y transferir datos a otras aplicaciones mediante Smart Index mejora la interoperabilidad y el flujo de trabajo.
5. Personalización avanzada: Los formularios pueden personalizarse según las necesidades específicas de cada empresa, con opciones avanzadas de diseño y configuración de campos.
6. Seguridad de datos: Los datos capturados en los formularios están protegidos, y el acceso está controlado mediante permisos de usuario y administrador, asegurando la confidencialidad y la integridad de la información.

Pasos para la implementación de DocuWare Forms

1. Creación del formulario: Utiliza el diseñador de formularios para crear y organizar los campos necesarios.
2. Configuración del envío: Define cómo se enviará y guardará el formulario.
3. Selección del archivador: Elige el archivador adecuado para almacenar los formularios completados.
4. Configuración de la indexación: Vincula los campos del formulario con los campos de índice del archivador para facilitar la búsqueda y recuperación.
5. Asignación de permisos: Define quién puede acceder y editar los formularios, asegurando un control adecuado sobre la información.

DocuWare Forms es una solución robusta que facilita la creación y gestión de formularios digitales en empresas. Al permitir la captura y el archivado estructurado de datos, mejora la eficiencia operativa y reduce errores. Los formularios digitales pueden integrarse fácilmente con otras aplicaciones y sistemas, proporcionando un flujo de trabajo más coherente y eficiente.

La personalización avanzada y la seguridad de datos hacen de DocuWare Forms una herramienta esencial para las empresas que buscan optimizar sus procesos de gestión de formularios. Con una implementación adecuada y un uso regular, DocuWare Forms puede transformar la manera en que las empresas gestionan y utilizan los datos, proporcionando una ventaja competitiva significativa en un mercado cada vez más digitalizado y orientado a la eficiencia.

En resumen, adoptar DocuWare Forms no solo mejora la gestión de formularios, sino que también libera recursos valiosos que pueden redirigirse a tareas estratégicas y de mayor valor, mejorando así la competitividad y la eficiencia general de una empresa.