Qué son las anotaciones en DocuWare y cómo usarlas

Muchos documentos archivados, como facturas o documentos fiscales, deben permanecer inalterados para mantener su integridad legal y contable. Sin embargo, a menudo es necesario añadir notas, sellos u otras marcas para diversos propósitos, como revisiones o aprobaciones. DocuWare resuelve esta necesidad mediante el uso de anotaciones, que pueden mostrarse u ocultarse según se requiera.

¿Qué son las capas de anotación?

Las capas de anotación (o sencillamente, anotaciones) en DocuWare funcionan como hojas transparentes que se colocan sobre un documento. Las marcas realizadas en estas capas parecen parte del documento, pero una vez retiradas, el documento original permanece inalterado.

Esta funcionalidad es esencial para preservar la integridad del documento original mientras se permite la adición de información contextual importante. Las capas de anotación permiten agregar sellos, subrayar, tachar, resaltar texto y añadir comentarios, así como dibujar marcos alrededor de secciones importantes.

DocuWare ofrece cinco capas de anotación separadas, que se pueden activar o desactivar de manera independiente. En la barra de herramientas del visor, dentro del área de visualización, encontrará cinco botones numerados del 1 al 5, cada uno representando un nivel de anotación diferente.

Para mostrar u ocultar una capa, basta con hacer clic en el número correspondiente. Un ícono de bolígrafo junto al número indica qué nivel se está utilizando actualmente para nuevas anotaciones. Los usuarios pueden cambiar entre niveles haciendo clic en los números correspondientes.

Descubre lo sencillo que es usar DocuWare

¿Qué tipos de anotaciones hay?

DocuWare proporciona una variedad de herramientas de anotación que incluyen texto, marcadores, líneas a mano alzada, líneas rectas, flechas, y formas rectangulares y elípticas. Estas formas pueden utilizarse como marcos, o ser opacas o transparentes según las necesidades del usuario. Al pasar el ratón sobre los iconos individuales en la barra de herramientas, se mostrarán consejos y descripciones de cada herramienta. Dependiendo de la herramienta seleccionada, los usuarios pueden ajustar el color, el grosor del trazo o el estilo de fuente del texto.

Para mover o eliminar una anotación, se debe seleccionar la herramienta de anotación con la flecha gruesa, luego hacer clic en la anotación que se desea editar. A partir de ahí, es posible mover la anotación a una nueva posición o eliminarla por completo usando la tecla Suprimir [Supr] o la herramienta de eliminar objeto, representada por una X gruesa.

Fusionar anotaciones

Además de mantener las anotaciones separadas del documento original, DocuWare permite fusionar anotaciones con el documento. Sin embargo, es importante tener en cuenta que este proceso es irreversible; una vez fusionadas, las anotaciones se convierten en parte permanente del documento y ya no se puede recuperar el archivo original sin las marcas. Este proceso es particularmente útil en escenarios donde es necesario consolidar todas las revisiones y notas en una versión final del documento.

En casos donde se utilice la gestión de versiones mediante el control automático de versiones, DocuWare creará un nuevo documento al fusionar las anotaciones, conservando el original sin cambios. Para fusionar anotaciones con el documento, los usuarios deben utilizar la herramienta correspondiente en el área de visualización.

Procedimiento de fusión de anotaciones

1. Seleccionar la herramienta de fusión: En la barra de herramientas del visor, localice y seleccione la herramienta de fusión.
2. Confirmar la fusión: DocuWare solicitará confirmación antes de proceder, ya que esta acción no puede deshacerse. Asegúrese de haber revisado todas las anotaciones y estar seguro de la fusión.
3. Gestión de versiones: Si la gestión de versiones está habilitada, DocuWare creará una nueva versión del documento con las anotaciones fusionadas, manteniendo el original como una versión anterior.

Descubre lo sencillo que es usar DocuWare

Beneficios de las capas de anotación

El uso de capas de anotación en DocuWare ofrece varios beneficios:

• Integridad del documento: Mantiene el documento original inalterado, esencial para la conformidad legal y contable.
• Flexibilidad: Permite agregar información adicional sin modificar el contenido original.
• Colaboración: Facilita la colaboración entre múltiples usuarios, permitiendo agregar comentarios y revisiones sin riesgo de alterar el documento base.
• Organización: Las múltiples capas de anotación ayudan a organizar diferentes tipos de notas y comentarios, mejorando la claridad y el orden en la documentación.

Uso avanzado de anotaciones

Para usuarios avanzados, las herramientas de anotación de DocuWare pueden integrarse en flujos de trabajo más complejos. Por ejemplo:

• Automatización de flujos de trabajo: Las anotaciones pueden desencadenar acciones automáticas en flujos de trabajo predefinidos. Por ejemplo, la adición de un sello de aprobación puede notificar automáticamente al siguiente aprobador en la cadena.
• Integración con otras aplicaciones: Las anotaciones y sus datos pueden exportarse y utilizarse en otras aplicaciones de gestión documental o análisis, proporcionando una visión integral de los procesos documentales.
• Seguridad y control de acceso: Las capas de anotación pueden estar sujetas a controles de acceso, asegurando que solo usuarios autorizados puedan ver o modificar ciertas anotaciones.

En conclusión, las anotaciones en DocuWare son una potente herramienta para mantener la integridad de los documentos originales mientras se permite una rica interacción y colaboración. Con la capacidad de agregar, mover, eliminar y fusionar anotaciones, los usuarios pueden adaptar sus procesos documentales a sus necesidades específicas.

Todo esto facilita la optimización tanto de la propia organización como la eficiencia en la gestión de documentos. La flexibilidad y las funciones avanzadas de las capas de anotación hacen de DocuWare una solución robusta para entornos empresariales que requieren una gestión documental precisa y colaborativa.
 

Descubre lo sencillo que es usar DocuWare