Mejorar los procesos documentales puede ayudar a encontrar oportunidades de negocio

Según un estudio de Ricoh, la mejora de los procesos de documentos e información puede facilitar de forma significativa que las compañías aprovechen nuevas oportunidades de negocio, como una mayor rapidez en la comercialización de nuevas ofertas, una ágil respuesta a las necesidades del cliente, una reacción más rápida ante el cambio de la dinámica de mercado y la adquisición de más competitividad empresarial. Estas conclusiones están respaldadas y resumidas en un informe reciente del IDC patrocinado por Ricoh.

Como parte de la iniciativa de optimización de los Procesos de Documentos de Ricoh para promover una mejor gestión de documentos y de información, el estudio elaborado por IDC ha encuestado a 1.516 responsables de procesos de negocio basados en documentos y trabajadores de la información.

Nuevas oportunidades de negocio definidas

Según el estudio, los procesos documentales son relevantes en los ingresos de una organización, pero aún pueden tener un mayor impacto en el tiempo de comercialización. El 91% de los encuestados contestó que la optimización de los procesos orientados al cliente ayudaría a acelerar en un promedio del 13% el tiempo de comercialización. Contar con procesos mejorados permite que equipos, tanto de ventas como de marketing, estén más cerca de sus clientes, transmitan de un modo más rápido y preciso las oportunidades identificadas a los equipos de diseño y desarrollo responsables de un nuevo producto o de la creación de un servicio. La habilidad para suministrar fácilmente la información a las personas adecuadas, en el momento oportuno y en el formato correcto puede marcar la diferencia entre ser líder o quedar rezagado; puede determinar el éxito o el fracaso de una nueva iniciativa de negocio.

El estudio también concluye que la mejora de los procesos puede ayudar a las compañías de ventas y de desarrollo de productos a crear nuevas oportunidades de mercado. El 78% de los encuestados afirma que al corregir los procesos documentales se ayudaría a la compañía a afrontar de un modo más ágil las necesidades de los clientes, el 65% dice que podrían responder mucho más rápido a los cambios del mercado y el 63% que mejoraría su posición competitiva. La mejora de los procesos también ayuda a fidelizar a los clientes con una compañía y reduce las probabilidades de que pasen a la competencia. Aquellas organizaciones que cuentan con unos excelentes procesos documentales pueden aprovechar la vulnerabilidad del servicio al cliente de inferior calidad por parte de sus competidores.

“Los beneficios de la optimización de los procesos de negocio son reales y profundos”, afirma Sergio Kato, Deputy General Manager, Ricoh Global Marketing Group/Services Business Center. “Es una de esas iniciativas únicas que puede reducir costes, impulsar nuevas oportunidades de negocio, acelerar el tiempo de comercialización y, por encima de todo, aumentar los ingresos. La inversión suele ser modesta en comparación con el beneficio posterior, que puede ser sustancial”.

A lo largo de décadas de trabajo con miles de clientes de Servicios Documentales Gestionados, Ricoh ha ido evolucionando su método para una continua mejora de los procesos. Kato concluye: “El cambio es difícil, pero seguir las mejores prácticas y los valiosos años de experiencia en gestión documental puede hacerlo más fácil. Es tan importante sostener este cambio como mejorarlo de forma continua”.