Qué hay de nuevo en Office 2010

El nuevo Microsoft Office 2010 ya está disponible para las empresas y pronto estará en las tiendas pero ¿qué ventajas ofrece? ¿Qué funciones y prestaciones aporta comparado con versiones anteriores? En este artículo especial veremos los aspectos más sobresalientes de estos cambios en cada uno de los programas que integra la suite y reparasaremos las mejoras en productividad para que sea posible valorar si merece la pena el cambio a la última versión de esta popular suite.

El lanzamiento de una nueva versión de Office siempre tiene una repercusión importante, al tratarse de uno de los productos estrella de Microsoft y de la suite de ofimática más popular, lo que le convierte en la herramienta productiva más popular del mundo. Pero para valorar la importancia real del lanzamiento vamos a ver qué cambios se han realizado con respecto a versiones anteriores y qué mejoras puede suponer para la productividad o para facilitar nuestro trabajo.

Vamos a analizar los cambios realizados en la suite aplicación por aplicación para poder valorar con mayor rigor estas mejoras que, según Microsoft, pueden redundar en un aumento de productividad de hasta un 20%.

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Microsoft Word

Es posible que sea la aplicación más utilizada de las que componen la suite. Aunque parezca que un procesador de textos no es un programa en el que quepan demasiadas innovaciones, Office 2010 ofrece con respecto a la versión anterior numerosas mejoras que permiten no solamente trabajar de forma más eficaz, sino también más cómoda. Además se ofrecen más posibilidades que permiten reducir el uso de aplicaciones externas.

Backstage

Al ejecutar Word 2010 por primera vez el cambio más aparente es en la zona superior de la ventana de trabajo, el famoso interfaz «ribbon«. En lugar del consabido símbolo de Office, ahora aparece el menú Archivo. Al hacer clic sobre él se despliega lo que en Microsoft denominan «backstage», una completa serie de opciones a realizar con los archivos de Word.

El cambio hace que opciones como la creación de un archivo nuevo dispongan de mucho espacio para ilustrar las posibidades de dicha operación, con lo que tenemos más control y podemos elegir de forma más rápida lo que queremos hacer sin necesidad de desplegar un menú en el que las opciones no vienen acompañadas de una ilustración.  

Otra mejora que aporta la nueva versión de Office se encuentra en el apartado de los formatos. En primer lugar y dentro de diseño de página se ha modificado la opción de elegir temas que determinan el aspecto del documento. Se han incorporado nuevos temas así como la posibilidad de previsualizar el aspecto que va a tener el documento si le aplicamos un tema determinado. También se incorpora la acción de efectos de texto para editar documentos más vistosos.

Mejoras en imágenes

En el apartado de inserción de imágenes Microsoft ha incorporado muchas novedades. En general la edición de este tipo de contenido se ha mejorado y también se han incorporado nuevas funciones muy interesantes. Una de ellas es la capacidad de eliminar automáticamente el fondo de una fotografía recortando una imagen que aparezca en primer plano, como una persona.

También se han incorporado numerosos efectos artísticos que podemos utilizar directamente sin necesidad de abrir un programa de retoque. Las opciones de edición y recorte aparecen al insertar una imagen con la opción correspondiente.

Previsualización de pegado

Entre las novedades más interesantes está la previsualización de la operación pegar. Cuando copiamos un fragmento de texto y/o imágenes con formato (por ejemplo desde una página web) si hacemos clic con el botón derecho sobre el documento podemos previsualizar cómo quedará ese fragmento una vez lo hayamos pegado con las tres opciones disponibles, con el formato original, convertido o solamente copiando el texto sin  ningún formato.

Pegar en Word 2010 y en Word 2007

Esto también mejora la productividad porque permite asegurarnos del aspecto que tendrá el documento cuando elijamos pegar un fragmento de otro, ahorrándonos el tener que deshacer la operación si el resultado no nos convence. Otras mejoras de Word 2010 con respecto a versiones anteriores son la mejora de las opciones de corrección, el modo de documento protegido cuando abrimos archivos on-line, mejores herramientas de colaboración, panel de navegación, muestra del contexto cuando realizamos una búsqueda.

Microsoft Excel

Otra de las herramientas populares de Microsoft en las que la versión 2010 ha sufrido mejoras es Excel 2010. Comparte con el resto de aplicaciones la incorporación del mencionado backstage y las opciones de pegado además de las posibilidades de personalización mejoradas para la barra de tareas. Vamos a ver qué mejoras se han incorporado de forma más específica en Excel.

Uno de los elementos nuevos es la segmentación de datos. Se trata de un elemento que aparece en el menú insertar que permite utilizar botones para filtrar de forma más sencilla las funciones de cubos o tablas dinámicas. Otra novedad son los minigráficos. Estos elementos son gráficos que se pueden insertar dentro de una celda lo que permite hacer resúmenes de una fila o columna de datos de forma más gráfica.

Otros cambios menos espectaculares son por ejemplo que ahora es posible editar las opciones de cada elemento de un gráfico haciendo doble clic sobre ellos, la mejora en la grabación de macros y otras mejoras menores. 

Microsoft PowerPoint

Otro de los programas estrellas de la suite que ha mimado Microsoft en esta nueva versión es la herramienta de presentaciones PowerPoint. Las mejoras en el entorno de Excel o Word también se han incorporado en PowerPoint. En el caso de esta aplicación, se ha incorporado la opción de guardar directamente como vídeo una presentación desde la opción guardar cómo.

Opciones de guardado de presentaciones en Office 2010 y Office 2007

El vídeo es protagonista en el nuevo PowerPoint. Por un lado se han incorporado nuevas funciones de edición que hará que no tengamos que salir de la aplicación para realizar sencillas operaciones como las de cortar fragmentos y otras. como cambiar el formato de la ventana de reproducción con la posibilidad incluso de añadir efectos tridimensionales.

Una de las opciones más interesantes es la de importar vídeos desde Internet copiando directamente el código embebido (por ejemplo de YouTube). Eso nos permitirá utilizar vídeo de páginas de Internet sin necesidad de descargarlos o utilizar una herramienta de edición para incorporarlos luego a la presentación.

En el apartado de animaciones se ha mejorado el menú con nuevos efectos tanto en las animaciones de elementos dentro de las diapositivas como en transiciones para pasar de una diapositiva a la siguiente.

Microsoft Outlook

Outlook es quizás el elemento de la suite que ha sufrido cambios más importantes, sobre todo en lo que respecta a posibles mejoras en la productividad. Ahora esta herramienta de organización, colaboración y correo electrónico dispone de posibilidades que hacen más sencilla y´rápida la gestión de la información y acelera el acceso a las funciones más utilizadas.

Una de las ventajas más importantes es la de los atajos o «pasos rápidos» que permiten realizar acciones complejas como crear un mail con su dirección o direcciones asociadas o responder y borrar con un solo clic. También Importante es el cambio del nuevo modo de conversación que permite tratar una cadena de mensajes sobre el mismo tema de una forma unificada a imagen de lo que hace Gmail.

Otras funciones interesantes son la posibilidad de coordinar reuniones de forma directa tomando una cadena de mensajes, la posibilidad de abir el calendario o previsualizar documentos de Office desde dentro de Outlook y otras. También se ha mejorado la integración con redes sociales y el compactador del buzón de entrada capaz de eliminar mensajes redundantes.