Menos papel: mejor planeta

Muchas empresas no son conscientes del gasto que supone la impresión en su presupuesto y lo importante que puede llegar a ser. Existen formas de ahorrar en esta actividad empresarial y colaborar con el medio ambiente. Aunque todavía no se puede decir que se haya desterrado el papel, el factor clave del ahorro es la impresora y usar las mejores soluciones informáticas, así nos lo cuenta Amalia Rodríguez, consultora de NessPro.

El momento económico que vivimos y la especial sensibilidad medio ambiental que debemos tener para cuidar de nuestro entorno exigen un cambio de mentalidad en las grandes organizaciones a la hora de gestionar sus actividades de impresión. Tanto es así, que los costes derivados para una empresa constituyen entre 1% y el 3% de sus ingresos totales, una cifra que es el resultado en la gran mayoría de los casos, de una mala gestión por parte de los responsables TI y que puede reducirse entre un 30%-50% con una administración responsable.

El consumo de papel y la emisión de altas cotas de CO2 con el uso indiscriminado de las impresoras, que aumenta con las grandes organizaciones, tiene una doble vertiente. Por un lado la generación de costes innecesarios y derivados de las herramientas de impresión; y por otro, la responsabilidad empresarial de un crecimiento sostenible y respetable con el medioambiente.

Gracias al imparable desarrollo tecnológico y al avance de las soluciones en software, las empresas e instituciones pueden hacer balance y reorganizar sus esfuerzos en relación a las actividades de impresión decidiendo en qué medida pueden influir a economizar sus cifras en este área, y con ello, mejorar significativamente el consumo de papel y tóner, elementos extremadamente dañinos para la conservación.

Impresión, gasto extra

La impresión representa en una compañía en torno al 5% del presupuesto destinado al departamento TI. Ello se une al eterno problema de la ayuda con el soporte técnico, donde cerca del 30% de las llamadas que realizamos están relacionadas con problemas de impresión.

Frente a esto, el desafío de las organizaciones está en la capacidad de detectar los gastos en impresión y poder recortarlos. La implantación por parte de los diferentes departamentos de la empresa de herramientas sencillas, y soluciones informáticas que les permitiesen medir los volúmenes de impresión, optimizar los recursos de papel, tinta y tóner o monitorizar las actividades; y que además ayuden a introducir una cultura de «no derroche» entre sus empleados, reducirían muchas de las impresiones que se generan innecesariamente y determinarían los niveles de calidad en la impresión en función de las necesidades de cada grupo, llevando tanto a ahorros económicos como a beneficios medioambientales.

Desterrar el papel

El acceso y producción de la información ha cambiado las rutinas de las organizaciones en la que la demanda del papel ha estado en constante crecimiento, más aún con la llegada del ordenador; hechos que obligan a la búsqueda de soluciones de manera acuciante. Por su parte, el impacto de la era digital tampoco ha tenido un efecto positivo, de hecho, está ocurriendo lo contrario y el consumo de papel de oficina sigue creciendo año tras año.

Aunque no podemos desterrar el papel de manera definitiva, la solución pasa por la introducción de nuevas impresoras que contribuyan a disminuir los costes por página impresa las empresas pueden “recuperar” ese pequeño porcentaje del total de sus ingresos, que al final del año es una cifra importante.

Atendiendo a las alarmantes cifras – para producir unos 10.000 millones de folios se necesitan en torno a las 50.000 toneladas de papel- no es de extrañar por tanto, que la impresión se haya convertido en unos de los principales problemas para los grandes organismos, y que crezca a medida que aumenta el nivel de trabajadores de las organizaciones.
 

Se trata de incorporar las mejores soluciones informáticas de acuerdo con un compromiso ético de sostenibilidad con el resto de la sociedad, aprovechando la cantidad de tóner utilizado por página sin desdeñar su calidad final.

Poder reducir e incluso evitar todo esto está en nuestras manos, y su puesta en marcha significaría un importante cambio, y son sin duda las empresas e instituciones las que tienen las capacidades para dar los primeros pasos.

Amalia Rodriguez Martínez,  consultora de NessPro.