Gestión integral de una pyme

Grupo Ban?o es una empresa de origen familiar especializada en obras, reformas y decoracio?n que nacio? hace ahora 20 an?os en Sevilla. La mayori?a de sus clientes provienen de Andaluci?a, zona en la que la empresa es muy popular, aunque la misma tambie?n realiza proyectos en el resto de Espan?a y en Portugal. Grupo Ban?o cuenta con un portfolio de ma?s de 300 productos ligados a la decoracio?n y acondicionamiento de ban?os, como mamparas, cabinas de hidromasaje, accesorios, etc. Adema?s, presta servicios que abarcan, desde la reforma, construccio?n y decoracio?n de cualquier espacio, hasta la revisio?n e instalacio?n de fontaneri?a, gas, calefaccio?n, aire acondicionado, alban?ileri?a y todo lo que se pueda necesitar en el hogar.

“En este momento, en el que la vivienda ha experimentado un importante aumento de precio, mantenerla en perfectas condiciones supone una buena inversio?n”, explica Paco Ca?rdenas, fundador y gerente de Grupo Ban?o. “Nuestro cometido es que este mantenimiento y mejora se lleven a cabo de manera econo?mica y aplicando aquellos materiales y accesorios que hagan de cada proyecto algo diferente”. La organizacio?n comercializa sus productos a trave?s de cinco tiendas ubicadas en Sevilla. Cuenta en la actualidad con un equipo de 30 profesionales especializados y con una facturacio?n que ronda los dos millones de euros anuales.

El “dato u?nico”como clave para la gestio?n

Como una organizacio?n con una estructura distribuida entre tiendas, central y centro de distribucio?n, uno de los principales objetivos de Grupo Ban?o en relacio?n con sus sistemas tecnolo?gicos era conseguir una informacio?n de negocio continuamente actualizada y compartida por todos. “Tener que integrar y reintroducir los datos continuamente entre distintas ubicaciones supone una importante pe?rdida de tiempo y de eficacia para los empleados, e incrementa el peligro de error”, explica Paco Ca?rdenas. “Para evitarlo, decidimos implantar una solucio?n de gestio?n en un servidor central, al que puedan conectarse en remoto todos nuestros usuarios”.

Los principales retos del modelo informa?tico ideado residi?an, por un lado, en la capacidad de integrar la informacio?n para que la misma se actualice instanta?neamente desde cualquier ubicacio?n y este? disponible on-line. En segundo lugar, el sistema necesitaba garantizar que el acceso de cada empleado pueda realizarse de manera segura y a un coste reducido, dado que el sistema se estari?a utilizando diariamente por unos 17 usuarios recurrentes.

Soluciones de Sage

Grupo Ban?o estaba utilizando desde hace tiempo la suite Sage PymePlus, compuesta por los programas ContaPlus y FacturaPlus en su versio?n E?lite. La suite, sin embargo, no permiti?a el acceso en remoto a trave?s de Terminal Server, una condicio?n clave para asegurar las comunicaciones a un coste reducido. De este modo,
y cuando en el an?o 2008 en el mercado aparecio? el nuevo programa Sage PymePlus evolucio?n que si? ofreci?a esta posibilidad, la organizacio?n no se lo penso? dos veces.

“En aquel momento, tampoco nos planteamos evaluar las herramientas de otros fabricantes, porque para nosotros tambie?n era importante el soporte prestado y la capacidad de evolucio?n de un proveedor como Sage. Adema?s, no queri?amos que este cambio afecte a los usuarios, que ya estaban acostumbrados a utilizar herramientas de Sage”, an?ade el gerente de Grupo Ban?o. Otra razo?n para la implantacio?n de Sage PymePlus evolucio?n fueron sus nuevas funcionalidades para la mejor adaptacio?n de la informacio?n a las necesidades especi?ficas del Grupo.

Puesta en marcha del proyecto

Alquimia es una empresa sevillana dedicada a la prestacio?n de servicios de gestio?n empresarial que, como asesori?a de Grupo Ban?o, le apoyo? en la modernizacio?n de su sistema de gestio?n. La solucio?n Sage PymePlus evolucio?n fue instalada directamente en los servidores centrales de Alquimia, a los que acceden en remoto tanto los empleados de las tiendas, como del almace?n y de las oficinas centrales de Grupo Ban?o. “El equipo de administracio?n de la Central visualiza toda la informacio?n contable y se encarga del proceso de facturacio?n, mientras que desde Alquimia realizamos una labor de tutori?a, asegurando que las operaciones y los datos contables sean correctos. A continuacio?n, le damos forma a la informacio?n y emitimos al cliente un informe mensual con la evolucio?n de su negocio”, explica Jose? Antonio Tejero, gerente de Alquimia.

Albergar las soluciones de sus clientes es, para la asesori?a, una pra?ctica habitual. “La mayori?a de las empresas con las que trabajamos son pymes y compartir la inversio?n en un nuevo sistema de gestio?n, cubriendo la parte de infraestructuras hardware y de comunicaciones, supone un apoyo importante”, comenta el portavoz de Alquimia. La asesori?a cuenta adema?s con un sistema especi?fico para distribuir las cargas de servidor en los accesos remotos de sus clientes, para garantizar una mayor disponibilidad.

La implantacio?n de Sage PymePlus evolucio?n en Grupo Ban?o se hizo con la ayuda del Centro de Soporte Remoto de Sage SP. La labor de Alquimia fue decisiva en esta tarea, dado que sus asesores aportaron toda su experiencia de negocio para la correcta parametrizacio?n de los procesos y tambie?n impartieron los cursos de formacio?n a los usuarios finales.

“Se trato? de una formacio?n uno-a-uno porque en la parametrizacio?n a cada usuario se le dio acceso a unas funcionalidades concretas, con el fin de garantizar la agilidad del programa en su uso en remoto”, explica Jose? Antonio Tejero. Las ventajas de la nueva herramienta vencieron ra?pidamente la resistencia de los usuarios. Las mayores capacidades de Sage PymePlus evolucio?n, por otro lado, hicieron necesario que Alquimia adquiriese un servidor ma?s potente, para garantizar un servicio ra?pido a todos los empleados, y para el soporte de sus propias tareas de tutori?a.

“En vez de realizar la migracio?n de la informacio?n desde Sage PymePlus E?lite a la suite evolucio?n, con las posibles complejidades, duplicidad de datos y error, preferimos implantar la nueva herramienta desde cero y empezar a utilizarla como u?nico sistema de gestio?n al inicio del an?o 2009”, puntualiza Paco Ca?rdenas.

Calidad y resultado

Con Sage PymePlus evolucio?n, Grupo Ban?o ha alcanzado un sistema de informacio?n ma?s evolucionado y de mayor capacidad, con el que en la actualidad se gestiona una base de datos de ma?s de 100 Mbytes y se realiza una media de 100 a 200 facturas diarias en remoto. El entorno gra?fico de la suite es, sin duda, una de sus principales ventajas para los usuarios finales y ma?s cuando, tras la parametrizacio?n, dichos usuarios pueden disfrutar de sus capacidades sin que ello afecte al rendimiento del sistema en remoto.

La disponibilidad de la informacio?n en un repositorio central y su actualizacio?n on-line incrementan la seguridad. “La fiabilidad de la inforamcio?n, que tambie?n apoyamos con nuestras tutori?as, ahora es mucho ma?s alta”, aclara el gerente de Alquimia. La arquitectura del sistema tambie?n ayuda a que, en la introduccio?n y manejo de los datos, se cometan menos errores. “La posibilidad de acotar las capacidades de la herramienta permite adema?s que cada usuario tenga lo justo y necesario para utilizar el programa de manera a?gil y muy intuitiva”, prosigue Jose? Antonio Tejero.

Una de las ventajas principales de la suite evolucio?n, en opinio?n de Grupo Ban?o, ha sido su nuevo generador de informes. “Cada compan?i?a tiene su forma de trabajar particular y poder disen?ar tus propios informes es una capacidad muy u?til que no teni?amos en E?lite”, explica Paco Ca?rdenas. “Adema?s, la posibilidad de exportar esta informacio?n a herramientas Office, como Excel, nos ayuda avanzar au?n ma?s en la consecucio?n del informe perfecto para nuestra empresa y sector”.

Otra novedad importante en Sage PymePlus evolucio?n ha sido el Centro de Ana?lisis de Negocio, que permite obtener fa?cilmente una idea global de la evolucio?n de la empresa, tanto por parte de su equipo directivo, como por parte de sus asesores. La herramienta ayuda a controlar, desde un primer nivel de la informacio?n de las tres empresas que componen Grupo Ban?o, hasta el detalle de la facturacio?n diaria por tienda. “La presentacio?n de los datos es muy visual y su disponibilidad es inmediata”, explica Paco Ca?rdenas. “Adema?s, el gran volumen de informacio?n recopilada en el Centro de Ana?lisis hace posible que, desde direccio?n, podamos generar nuestra propia informacio?n definiendo los para?metros de control que precisemos”.

“A trave?s del Centro de Ana?lisis los asesores tamibe?n podemos hacer un chequeo ra?pido de la empresa para comprobar co?mo se veri?a la misma desde fuera, antes de presentar los datos al registro mercantil, vigilando ratios como la solvencia, la liquidez, la composicio?n de deuda, etc.”, an?ade a su vez el gerente de Alquimia. Desde el punto de vista de la funcionalidad, la integracio?n entre ContaPlus y FacturaPlus en evolucio?n aporta mu?ltiples ventajas. “Casi el 90% de la informacio?n contable proviene de facturacio?n y si e?sta funciona bien, su reutilizacio?n en el resto de aplicativos evita muchi?simo trabajo y mejora la seguridad de la informacio?n”, asegura el gerente de Grupo Ban?o.

Entre las funcionalidades de Sage ContaPlus evolucio?n destacan de manera especial la facilidad para integrar los ficheros bancarios en la conciliacio?n, la presupuestacio?n y la contabilidad anali?tica. La herramienta tambie?n facilita la gestio?n de amortizaciones. La depreciacio?n de cada bien se imputa a un centro de coste y se gestiona de manera independiente de su control fi?sico, proporcionando el valor global de los inmovilizados y su contabilizacio?n automa?tica. La integracio?n de la informacio?n de facturacio?n con los datos de contabilidad, por otro lado, se realiza de manera diaria.

En cuanto a las funcionalidades especi?ficas de Sage FacturaPlus evolucio?n, la suite permite una a?gil gestio?n de los proveedores, “cuyos vencimientos, previa parametrizacio?n, el sistema genera de manera automa?tica”, explica Paco Ca?rcenas.

En el a?rea de almace?n, por otro lado, el aplicativo permite conocer en tiempo real las existencias, su valor global y realizar el control de stocks por mi?nimos y ma?ximos, “generando ofertas para cualquier arti?culo cuyo nivel de rotacio?n sea superior al os 75 di?as”, comenta el portavoz de Grupo Ban?o. La organizacio?n cuenta con un amplio almace?n central, atendido por una decena de operarios, en el que la herramienta informa?tica de Sage SP tambie?n facilita la trazabilidad de producto, para vigilar la evolucio?n de cada arti?culo y tomar las medidas oportunas. Sage FacturaPlus evolucio?n tambie?n agiliza la gestio?n de precios y promociones en cada tienda. Con la misma, adema?s, se automatiza la gestio?n de los servicios prestados a clientes.

“La funcionalidad de los avisos en FacturaPlus y ContaPlus, por otro lado, nos permite comunicarnos ra?pidamente con un usuario en concreto o con todos ellos, y la utilizamos muchi?simo”, an?ade el ma?ximo responsable de Grupo Ban?o.

Prepararse para el futuro

En la actualidad, Grupo Ban?o tambie?n planea albergar en los servidores de Alquimia otra herramienta informa?tica para gestionar su negocio de estaciones de servicio, que se integrara? con Sage PymePlus evolucio?n para el intercambio de informacio?n.

Como apoyo en el uso de la herramienta, tanto los profesionales de Grupo Ban?o como de Alquimia recurren al Centro de Soporte Remoto de Sage SP. La principal ventaja de la implantacio?n de Sage PymePlus evolucio?n, segu?n el ma?ximo responsable de Grupo Ban?o, ha sido la capacidad de que todos los usuarios en la empresa puedan trabajar en remoto de manera econo?mica y compartiendo la misma informacio?n. “Dicha capacidad nos permite conocer cualquier hecho en tiempo real y reaccionar ra?pidamente”, afirma Paco Ca?rdenas.

La solucio?n tambie?n ha mejorado la comunicacio?n entre las tiendas y el centro de distribucio?n del Grupo, para ajustar los plazos de entrega y prestar un mejor servicio a clientes, a trave?s de un procedimiento estandarizado.

“En Grupo Ban?o no somos especialistas en informa?tica, pero si? una empresa que recurre a las nuevas tecnologi?as para mejorar sus tiempos de trabajo y su rentabilidad”, explica el gerente de la organizacio?n. “Nuestro negocio hoy nos esta? planteando una serie de retos de cara al futuro, que estamos afrontando con el apoyo de Sage PymePlus evolucio?n”.