La situación provocada por el COVID-19 ha hecho que multitud de empresas, tanto grandes como pequeñas, hayan optado por el teletrabajo para la totalidad de puestos que pueden desempeñarse de forma no presencial en una oficina. En muchos casos, el paso del trabajo presencial al trabajo en remoto se ha hecho a marchas forzadas y con las consiguientes complicaciones y trabas. Muchos directivos se han puesto manos a la obra para facilitar su labor a sus trabajadores, y todo apunta a que a pesar del esfuerzo, los resultados han sido en muchos casos satisfactorios.
Ya con la situación más o menos controlada, y cuando todo apunta a que el teletrabajo será la norma todavía durante mucho tiempo, y al menos en el futuro en varias compañías ha llegado para quedarse (aunque sea solo algunos días), llega el momento de que los directivos se planteen qué pueden hacer para facilitar a sus plantillas el trabajo en remoto en la medida de lo posible.
Muchos trabajadores siguen experimentando problemas, o se han topado con otros nuevos durante estos meses. Sobre todo por no tener acceso al servicio de soporte técnico a los que muchos ya estaban acostumbrados. Esto, que en el seno de una empresa puede solucionarse en un par de horas a lo sumo desde que aparece el problema hasta que un técnico lo soluciona, puede llevar a un trabajador a perder uno o dos días intentando solucionarlo. Por lo tanto, su productividad bajará.
Por tanto, para evitar problemas como este, los directivos deben tomar una serie de medidas para animar y apoyar a sus empleados. Jie Yu, Vicepresidenta del Grupo de servicios globales de dispositivos inteligentes de Lenovo, tiene claras las medidas a tomar por parte de la dirección para ayudar a los trabajadores a solventar todo tipo de dificultades y tener una experiencia más positiva del teletrabajo.
La primera medida es muy clara: formación. Cuando un empleado se encuentra ante sí con un nuevo dispositivo o herramienta software no tiene por qué aprender a utilizarla solo. basta con una teleformación o una sesión de entrenamiento virtual para mostrarle su uso y posibilidades. A ser posible, que no sea genérico, sino adaptado a sus conocimientos y habilidades.
Para ello se pueden establecer distintos grupos de formación en función del nivel que tengan. Así, los menos habituados al uso de tecnología no se sentirán mal teniendo que compartir curso al mismo nivel con otros que sí están habituados a la tecnología y tienen un nivel más avanzado. Además, esto hará que todos los empleados puedan avanzar dentro de sus posibilidades y nivel.
También hay que proporcionarles soporte técnico adecuado. Es probable que el departamento de TI y sus miembros ya estén desbordados con todo lo relacionado con la puesta en marcha del sistema de teletrabajo o de atención. Por lo tanto es poco probable que puedan atender pequeños problemas cotidianos de un empleado. Por lo tanto es aconsejable reforzar el departamento. Si no se puede hacer mediante nuevas contrataciones, se puede llegar a un acuerdo con un servicio técnico externo que se encargue de solucionar los problemas menos cruciales. Así el departamento de TI se podrá concentrar en los problemas y asuntos de mayor importancia y gravedad.
Otro de los puntos a tomar en cuenta es el nivel de interacción que hay que tener con los empleados. Probablemente hayan pasado ya un par de meses o más desde la última reunión en persona de los departamentos de la empresa, pero eso no implica que no se puedan tener a través de Internet gracias al software de videoconferencia.
Además, hay que animar a los empleados a que mantengan contacto de esta manera con sus compañeros, y darles la plataforma para que puedan hacerlo de manera relajada. Incluso se pueden programar actividades colectivas de esta forma: clases de gimnasia, charlas, mesas redondas, incluso aperitivos virtuales que sustituyan a la hora del descanso en la oficina.
Eso sí, otra de las medidas a tomar, y muy importante, está relacionada con la ciberseguridad. Cuando la plantilla trabaja en remoto, es imprescindible establecer protocolos de seguridad para evitar ciberataques y brechas de seguridad. El uso de redes inseguras y de los dispositivos personales, unido a una sofisticación cada vez mayor de los ataques de phishing deja a las empresas expuestas a sufrir brechas de seguridad.
Para asegurar y gestionar todos los extremos de la red, las empresas deberían buscar soluciones de seguridad de última generación con Inteligencia Artificial capaz de predecir ataques y sellar dispositivos automáticamente para protegerlos. Muchos fabricantes tienen productos específicos para el teletrabajo, como Lenovo SentinelOne CORE y varios servicios de despliegue rápido, que forman parte del portfolio de seguridad ThinkShield, que será gratis hasta el próximo 1 de julio.
