El reto del papel en la transformación digital: un valor importante

La evolución que ha experimentado el sector tecnológico nos ha llevado a una etapa en la que la transformación digital se ha convertido en algo imprescindible para la viabilidad de muchas empresas, y de una gran cantidad de áreas de negocio.

Los contenidos en formato digital y el uso de numerosas vías de identificación y de validación online, como los certificados digitales y los códigos y contraseñas verificados, ha permitido dar un gran impulso a la transformación digital y restar cada vez más importancia al papel.

Esta es una realidad clara que se ratifica, además, por el mayor consumo de contenidos en formato digital, ¿pero realmente ha perdido peso el papel? Si repasamos algunos estudios recientes, como éste de Quocirca, veremos que las empresas han apostado por la transformación digital como vía para:

• Reducir costes.
• Mejorar la comunicación con sus clientes.
• Cumplir con la normativa estatal.
• Mejorar la disponibilidad de documentos de importancia crítica.
• Potenciar el trabajo colaborativo entre las nuevas generaciones.

Esas cinco claves resumen, de una forma muy acertada, los valores principales que  ofrece la transformación digital. Sin embargo, debemos tener en cuenta que otro estudio de la propia Quocirca también profundizó sobre la importancia del papel en pleno siglo XXI, y las conclusiones son muy interesantes.

A pesar de todo lo que puede aportar la digitalización a una empresa el papel tiene todavía un peso muy grande, fundamentado alrededor de cuatro grandes valores que el formato digital todavía no ha logrado superar:

• El valor que aporta el formato físico: la impresión y los documentos tradicionales tienen un mayor atractivo para empresas y profesionales. En general se le atribuye, comparado con el formato digital, un mayor nivel de credibilidad, fiabilidad y seguridad.
• Son más accesibles y cómodos: los documentos y las impresiones en papel se pueden aprovechar con mayor facilidad, ya que se trata de un formato sobre el que cualquiera puede trabajar directamente sin necesidad de disponer de ningún tipo de medio concreto ni de conocimientos específicos.
• Se considera como un formato más seguro: los documentos e impresiones quedan a salvo de los peligros del mundo digital, una realidad que ha logrado dar un importante impulso al papel en plena era digital.
• Tienen un mayor alcance: aunque las campañas utilizando recursos digitales tienen un peso cada vez mayor el formato tradicional del papel sigue teniendo un gran protagonismo, ya que puede llegar prácticamente a todo el mundo. No se necesita nada para visualizar una campaña publicitaria en papel, pero no ocurre lo mismo con las campañas digitales.

La conclusión que podemos sacar de todo esto es simple y muy clara, papel y transformación digital van de la mano. No es posible completar esa transformación de forma eficiente y óptima prescindiendo totalmente del papel, así que debemos adoptar una estrategia simple pero efectiva: aprovechar lo mejor de ambos mundos.