Google Apps y la biomedicina

El Instituto de Investigación Biomédica (IRB Barcelona) decidió contratar los servicios de Google Apps para la implantación y mantenimiento del servicio de correo electrónico de la organización. El IRB hizo las primeras pruebas con esta solución en julio de 2006, desde entonces, han conseguido ahorrar entre 15.000 y 20.000 euros anuales en cuanto a mantenimiento y soporte informático.

El IRB es una institución de investigación independiente y sin ánimo de lucro, dedicada a la ciencia biomédica básica y aplicada, cuyo objetivo es contribuir a la mejora de la calidad de vida, mediante avances biomédicos pioneros. El centro fue fundado a finales de 2005 por la Generalitat de Cataluña, la Universidad de Barcelona (UB) y el Parque Científico de Barcelona (PCB).

Por la forma de trabajar del Insituto, y por el tipo de organización de la que se trata, el correo electrónico supone una herramienta imprescindible en su día a día. Además, debido al gran volumen de correos electrónicos, el spam se había convertido en una preocupación para muchos de los empleados, cuyas bandejas de entrada recibían tal porcentaje de correos basura que llegaba a representar un problema para el desempeño de su trabajo.

En aquel momento, la organización no tenía suficientes recursos humanos como para realizar ellos mismos la implantación y mantenimiento del sercicio de correo electrónico, por lo que les resultaba atractivo buscar un servicio externo que satisfaciera sus necesidades y les permitiera utilizar un dominio porpio en lugar de adoptar el de la universidad de Barcelona, con la que colaboran.

El producto que eligieron para llevar a cabo esta tarea fue Google Apps Premier Edition, una suite de soluciones de comunicación y colaboración que incluye Google Mail, Google Docs, Google Calendar, Google Talk, Google Sites y Google Security & Compliance.

Los inicios

Antes de contratar estos servicios, en el IRB Barcelona conocían los que porporciona Google de forma gratuita a millones de usuarios en todo el mundo. La duda que les surgió entonces era saber si ese mismo servicio para particulares existía también para organización, si Google podía hacer el hosting del servicio de correo electrónico.

Así, hicieron las primeras pruebas en julio de 2006. Posteriormente, el Instituto creó cuentas de correo con la versión empresarial Google Apps Premier para todos sus empleados, consugiendo lo que habían estado buscando: un servicio de correo fiable (ofrece un nivel de servicio del 99,9%), bajo su propio dominio, libre de spam y de virus, económico, multiplataforma, para cientos de usuarios y que se pudiese desplegar rápidamente con pocos recursos y todo ello sin perder el control del servicio.

Además de esto, Google Apps les brindaba la oportaunidad de elaborar calendarios comunes en los que llevar, por ejemplo agendas personales, agendas compartidas y reservas de recuros.

Beneficios

Desde la implementación de estos servicios en el IRB Barcelona, el ahorro para ellos en mantenimiento y soporte informático ha oscilado entre los 15.000 y los 20.000 euros anuales. "No es sencillo encontrar un sistema que ofrezca una funcionalidad equivalente a la de google Apps", afirmó Francisco Lozano, jefe del servicio ITS (Information Technologies Srvices) del IRB.

Pero, además de los beneficios económicos, Google les ha permitido lograr otras ventajas aplicables a este tipo de trabajos: "El servicio funciona muy bien, los usuarios están muy contentos. El volumen de spam se ha reducido prácticamente a cero, cuando antes había gente que llegaba casi a la deseperación debido a la cantidad de correos basura que recibían", añadió Lozano.

Para los responsables técnicos del Instituto, estos resultados se deben a factores como el sistema antispam, la bialidad, el sistema de búsqueda, el enorme tamaño de los buzones de usuario (25 Gbytes), la funcionalidad del interfaz web, y el hecho de que el producto esté en constante desarrollo, añadiendo nuevas funcionalidades continuamente.

Todo ello ha llevado al departamento de ITS a querer desarrollar herramientas que aprovechen las APIs que ofrece Google para acceder a Google Apps, lo que les permitirá mejorar el servicio que reciben los usuarios. "Durante mi carrera profesional, he estado a cargo de la administración del servicio de correo electrónico y sé la carga de trabajo que implica montar un servicio de este tipo in-house. Desde que tenemos Google Apps, ya no hay problemas de almacenamiento ni de buzones llenos, y el interfaz web resulta muy útil y cómodo. El beedback que hemos recibo en general es muy positivo", finalizó Lozano.