Recuperación de documentos en DocuWare

DocuWare es una potente herramienta de gestión de documentos que permite a los usuarios encontrar rápidamente los documentos que necesitan mediante diversos métodos de búsqueda. En este artículo proporcionaremos consejos generales para mejorar la eficacia en la recuperación de documentos.

Los principales métodos de búsqueda para la recuperación de documentos son:

1. Seleccionar un término de búsqueda de una lista existente
2. Buscar términos del contenido del documento
3. Buscar por palabras clave

Están explicados con más detalle aquí.

Independientemente del método de búsqueda que se elija, hay algunas reglas generales que se aplican en DocuWare para maximizar la eficiencia de la búsqueda:

• Abrir un diálogo de búsqueda: Puedes acceder a los diálogos de búsqueda desde la sección de pestañas en la parte superior izquierda del DocuWare Client. Normalmente, hay varios diálogos disponibles. Selecciona el adecuado haciendo clic en la pequeña flecha de la pestaña «Diálogos de búsqueda».
• Especificidad del archivador: Cada diálogo de búsqueda se realiza en un archivador específico. Los nombres de los diálogos de búsqueda aparecen como – <NombreDiálogo>. Asegúrate de que los documentos que buscas estén guardados en el archivador correspondiente, ya que los documentos en la bandeja no pueden filtrarse.

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• Visualización de resultados: Haz clic en el botón «Buscar» para ver los resultados. Puedes abrir un documento de la lista de resultados haciendo doble clic en él o utilizando el menú contextual con el botón derecho del ratón para acceder a funciones adicionales.
• Configuración centralizada: Los nombres de los diálogos y campos de búsqueda no pueden ser modificados por el usuario; se definen centralmente en la configuración de DocuWare. Para solicitar cambios, tendrás que ponerte en contacto con el administrador del sistema en tu empresa.
• Combinar métodos de búsqueda: Para reducir el número de resultados, se pueden combinar diferentes métodos de búsqueda. Por ejemplo, usar la búsqueda de texto completo junto con la búsqueda por palabras clave para acotar los resultados. Si solo se necesitan documentos archivados durante un período específico, se puede limitar ese período utilizando los campos de fecha y combinarlo con términos de búsqueda en el contenido.

DocuWare ofrece diversas opciones de búsqueda que facilitan la localización de documentos específicos de manera rápida y eficiente. Ya sea seleccionando términos de una lista existente, buscando en el contenido de los documentos o utilizando palabras clave, cada método tiene sus propias ventajas y puede adaptarse a las necesidades específicas del usuario. Siguiendo los consejos generales y combinando estos métodos, los usuarios pueden optimizar sus búsquedas y mejorar su productividad en la gestión de documentos.

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